LEP 2004 - Megalapozó szakasz

A hétvégi konzultációk eredményeképpen a közvetlenül előttünk álló feladatok és felelőseik listája:

1. pályázati kiírás(ok) elkészítése
Egy összevont pályázati anyag készül
"Országos Tolkien Képzőművészeti, Iparművészeti Animációs és Irodalmi Pályázat" címmel. A pályázati kiírásnak legyen egy-egy olyan változata is, amely csak a képzőművészeti, iparművészeti, naimációs és irodalmi pályázati utalást tartalmazza (a többire vonatkozó szövegrészeket egyszerűen ki kell törölni a közös pályázatból).
A pályázati anyagon Csudi (Csudutov Csudinka - csudi@mimox.com ), Melian (Kaszab Zsuzsanna - ZsKaszab@systrend.hu ) és Brisa (Sándor Éva - brisa@mailbox.hu ) dolgozik - koordinátor: Brisa, a pályázati kiírás informatikai műveleteit Svindler (Kiss Zoltán - svindler@maffia.hu ), míg a design feladatokat Gumipók (Királyházi Csaba - gumipok@razorpoint.hu ) végzi.
A határidők:
szeptember 10. - el kell készíteni a végleges pályázati kiírásokat
szeptember 15. - az iskolákba ki kell küldeni e-mail-ben a kiírásokat
szeptember 15. - el kell készíteni a pályázati kiírások újsághirdetés és különböző méretű plakát formátumait digitálisan színesben (Gumipók segít)
szeptember 26. - a plakátokat el kell helyezni a Budapest Film mozikban, és a frekventáltabb oktatási intézményekben, illetve a különböző web site-okon és a sajtóban
október 27. - A kihelyezett plakátokat ellenőrizni kell, és a hiányzókat pótolni

2. előzetes szervező munka (díszlet, jelmez, esti és napközbeni színpadi produkciók)
A mostani elképzelés szerint lenne egy humoros darab, egy a tábori tünde előadást feltupirozó komoly előadás, és esetleg egy külön énekkari, zenekari, táncos előadás este, illteve több kisebb humoros előadás napközben (HC előadás, tábori törp, dúnadán és hobbit előadások). A díszlet és jelmez kell egyrészt a színpadi előadásokhoz, másrészt a nap folyamán a helyszínen zajló vetélkedő kulcsfiguráinak kellene
A díszlet és jelmez készítés felelősei: Finwe (Lénárt András - finrod@freemail.hu ) és Esgal (Abonyi Barbara - esgal@freemail.hu )
A napközbeni és esti előadások felelősei: Telcontar Léli (Gárdonyi Zsuzsa - telcontar.leli@freemail.hu ), Laurelen (Szalai Zsófia - laurelen@freemail.hu ), Cueddo (Kovács Gábor - cueddo@freemail.hu )
Az egész előrehozott szervezői munka koordinátora: Kriszana (Kovács Krisztina Anna - kriszanalevele@yahoo.com )
Határidők:
szeptember 15. - A műsorlista véglegesítése
szeptember 19. - Az elkészítendő jelmezek és díszletek kiválasztása
szeptember 19. - A színielődasi, zenés és táncos próbaterem kijelölése és kibérlése
október 3. - Az előzetes jelmeztervek és a szinpadi produkciók forgatókönyveinek elkészítése
október 3. - Szereplők kiválogatása
október 6. - Próbák megkezdése

3. VIP vendégek meghívása
A rendezvényre VIP vendégeket szeretnénk hívni, hogy ezzel is érdeklődőket vonnzunk. A meghívandók: tolkieni művekhez illusztációkat készítő, illetve a film vizuális teamjében dolgozó művészek, filmszínészek, szinkronszínészek, a "Hogyan olvassunk (nézzünk, játszunk - élvezzünk) Tolkien műveket kerekasztalbeszélgetéshez érdekes ismert személyiségek, a különböző vetélkedők, és pályázatok díjátadói.
Filmszínészek meghívása: Supersonica (Sipos Viktória - viktoria.sipos@gerbeaud.hu ); hedge_hog (Balla Fruzsi - hedge@freestart.hu ); Adastra ( sws@freemail.hu ); koordinátor - Supersonica
Szinkronszínészek meghívása
Felelős: hedge_hog (Balla Fruzsi - hedge@freestart.hu )
Tolkien illusztrátorok meghívása
Felelős: Csudi (Csudutov Csudinka - csudi@mimox.com )
Göncz Árpád meghívása a díjátadásra
Felelős: Batti (Blahota Attila - batti@sowah.hu )
Kerekasztalbezsélgetés "személyiségei"
Felelős: Lamorak (Nagy Gergely - lamorak@mars.arts.u-szeged.hu ), Morgana (Sándor Anna - annasandor@hotmail.com )
Határidők:
szeptember 15. - A potenciális meghívottak listájának összeállítása
szeptember 22. – A meghívólevelek elküldése
október 6. – A meghívottak telefonos megkeresése az időpont véglegesítése érdekében

4. szponzorok felkutatása
A kiválasztott szponzorokat először telefonon kell felhívni, és ki kell deríteni, hogy személy szerint ki a felelős a szponzorációs ügyekért.
Az elkészített szponzori anyagokat a potenciális szponzoroknak e-mail-ben illetve postai levélben el kell küldeni megfelelő kísérőlevéllel, majd közvetlenül utána fel kell hívni a szponzorációs felelőst. Amennyiben nem tapasztalunk merev elzárkózást, személyes találkozást kell kérni. A találkozókra minden esetben legalább két ember menjen, a fontosabb (potenciálisan nagyobb összegű) támogatók tárgyalásaira én is szeretnék elmenni.
Az FMCG cégek, gyorsétterem láncok, reklámügynökségek, pénzintézetek
Felelős: Varda (Kaposi Angéla - angela.kaposi@isc-hungaria.hu )
GYU ajándéktárgyakat forgalmazó cégek(mappák, bábuk, tollak, poharak, stb...)
Felelős: Gumipók (Királyházi Csaba - gumipok@razorpoint.hu )
Távközlési szolgáltatók és ital (üdítő és sör) gyártó cégek.
Felelős: Supersonica (Sipos Viktória - viktoria.sipos@gerbeaud.hu )
Informatikai és internetes cégek
Felelős: Csudi (Csudutov Csudinka - csudi@mimox.com )
A GYU játékrendszereket (számítógépes, társas, kártya és szerepjátékok)forgalmazó cégek
Felelős: Batti (Blahota Attila - batti@sowah.hu )
Könyvkiadók és filmforgalmazók
Felelős Ankalimon (Füzessy Tamás - fuzessyt@axelero.hu )
Állami (minisztériumi és önkormányzati) pályázatok
Felelős: Telcontar (Krieger Tamás - telcontar@freemail.hu )
Nemzetközi szervezetek (nagykövetség, British Council)
Felelős: Lamorak (Nagy Gergely - lamorak@mars.arts.u-szeged.hu )
EU pályázatok
Felelős: Vewilyaiel (Büki Gabriella buki.gabriella@chello.hu )
Határidők:
szeptember 10. - A potenciális szponzorok listájának elkészítése
szeptember 15. - Az egyes szponzoroknál a felelős személyek nevének kiderítése
szeptember 19. - A szponzori levelek kiküldése
október 6. - A személyes találkozók megszervezése a szponzorokkal
október 20. – szerződéskötés a szponzorokkal

5. Egyéb teendők:
A Tolkien Naptár kiadási lehetőségeinek utánanézni.
Felelős: Áfonya (Szöllősi Lívia - istari@freemail.hu )

A hosszabb változatú filmek vetítési lehetőségének felderítése
Felelős: Ankalimon (Füzessy Tamás - fuzessyt@axelelro.hu )

Elkészült a szponzori anyag első változata:
213.157.100.65/~tolkien/lep/LEP_2004_terv.doc

Itt érhetők el a tavalyi LEP-ről fellelhető sajtó és egyéb anyagok:
213.157.100.65/~tolkien/lep/B1plakat.jpg
213.157.100.65/~tolkien/lep/LEP_MTI.doc
213.157.100.65/~tolkien/lep/LEP_magyarhirlap.doc
213.157.100.65/~tolkien/lep/lep_nepszabadsag.doc
213.157.100.65/~tolkien/lep/tolkien_nap.rm

Jegyzőkönyv

Long „Extended” Party 2004
Megalapozó szakasz


A jegyzőkönyv felvételének időpontja: 2003.08.28.


Jelen vannak: Batti
Ankalimon
Sötét Úr
Ulmo
Gumipók
Supersonica
Penngaladiel
Beleg Cúthalion
Laurelen
Melyanna
Varda Tintalle
Vewilyaiel
Brisa
Csudi



Az MTT elnökségének döntése alapján 2004. január 3-ára immár folyamatba lépett a LEP 2004 szervezése.

A koncepció, illetve a cél az, hogy a tavalyihoz nagyon hasonló rendezvényt csinálunk - csak nagyobbat, még színvonalasabbat, még szervezettebbet.

A rendezvény célkitűzései, illetve programterve hasonló a tavalyihoz.


Előzetes programterv: 1. Filmvetítések
2. Vetélkedők
3. Kiállítás (esetleg filmrelikviák, eredetiek vagy megfelelő szponzor segítségével megvásárolhatók)
4. Játékok, játékrendszerek
5. Ismeretterjesztő előadások
6. Színpadi produkciók
7. Pályázat (irodalmi/ képzőművészeti/ animáció [mozgókép])
8. Bár nem a nagyközönség informálásához tartozik, de ebben az évben elengedhetetlen egy komoly sajtótájékoztató összehívása is.

Az elsődleges fontosságú feladatok: - a helyszín biztosítása (a Corvin mozi tavaly tökéletesnek bizonyult)
- a filmvetítés körüli szervezőmunka
- szponzorok felkutatása (=költségvetés). A tavalyi főszponzor a Budapest Film volt.

A középpontban álló témakörök: - mitológia
- különböző adaptációk (film, zenék, játékok, stb.)

A rendezvény alapvetően populáris ismeretterjesztő jellegű, a tavalyihoz hasonlóan a nagyközönség kiemelt érdeklődésére tarthat számot. Tervezett időtartama 9:00 – 23:00 óra között.

Programok:

1. Vetítés
Terv: 2x2 film, tehát kétszer levetítve a FotR és a TTT is, lehetőség szerint a bővített verziók. Ezek exkluzív vetítésnek minősülnének, nyereménynek számítanának.
• felmerült a RotK első-, illetve sajtóvetítése LEP2004 rendezvénnyel való összekötése is. A sajtóvetítést a hely mérete miatt valószínűleg másutt (szintén a Budapest Film tulajdonában lévő Mamut Moziban) lehetne megszervezni, ám így is e naphoz kapcsolódóan;
• szintén felmerült ötlet: a TTT bővített verziója (EE) novemberi díszbemutatóját a Corvin Moziban rendezni, ehhez valamely kereskedelmi rádióállomást a promócióba bevonni
• az MTT jegyigénye: a TTT EE esetében 150 db jegy
a RotK esetében 200 db jegy, melyből 100 db az MTT tagjai között kerülne szétosztásra, további 100 db pedig nyeremény lenne (kvízjáték)


4. Játékok (ennek részletekre kiterjedő megszervezése a későbbiekben várható)
• társasjátékok
• szerepjátékok
• kártyajátékok
• számítógépes játékok

Batti javaslata: eladni csak egy helyen lehessen, ne legyen „bazár” a galérián, ezen kívül legyen minden társasjátéknál egy-egy bemutató személy, valamint a cégek teremtsenek profi környezetet (jó gépek, megfelelő kialakítás, hogy minél többen kipróbálhassák azokat). Emellett esetleg az emeleti folyosókon is el lehetne helyezni a játék-bemutatókat.
Ismert probléma a játékforgalmazók közötti (üzleti jellegű) ellentét!

• fontos a helyes térszervezés, mindazzal együtt, hogy valószínűleg a miénk lesz az egész mozi.
• önálló sajtószoba kialakítása
• érdemes lehet a videotékát bezáratni, ezzel akár plusz tér is nyerhető
• ruhatár! (tavaly nem volt és hiányzott)


5. Ismeretterjesztő előadás

A tavalyi LEP-en ez volt a legnépszerűbb.
• több előadás, mint tavaly + ismételve is + párhuzamos előadások
- külön előadások délelőtt és délután, ismételve, 2 helyszínen (teremben), de folyamatosan
• tematika: „populáris szekció”, azaz egyszerű ismeretterjesztő előadás
„komoly” szekció: akár viták is („indulatkiváltó” jellegűek), pl. filmes különbségek, stb.
• kerekasztal-beszélgetés (a meghívottak között akár Göncz Árpád is)
• filmes VIP; a felmerült nevek: Sir Ian McKellen, Sir Ian Holm, illetve a John Howe – Alan Lee páros, esetleg kiegészítve Ted Nasmith-tel (ez utóbbi három művésznél felmerült az ötlete egy közös mű elkészítésének is)

6. Színpadi produkció

Nem koncert, hanem saját mű: - pl. a tábori tünde-előadás
- humoros műsor
- tánc
- ének
Ezek szervezését szintén már most el kell kezdeni


7. Pályázat

• irodalom (vers/ novella)
• képzőművészet – naptár (hivatalos MTT-naptár) kiadása a pályázat munkáiból (ez a lehetőség már a pályázat kiírásába is belekerülne)
• mozgókép, animáció (kisfilm)
• iparművészeti-, könnyűipari főiskolások megmérettetése (ők készíthetnék a jelmezeket): a mozi jelmezeket szeretne (a résztvevőkön), a látványosabb megjelenés kedvéért

A tavalyi 3 kategória (felső tagozat, középiskola, felnőtt) helyett most lehetne 4.


Egyéb ötletek:

• árusítás („Tolkien-vásár” )
- mi árulunk (bizomány-rendszer), nem árusok, pl. különleges könyvek (angol nyelvű kiadványok, térképek, naptárak)
- ehhez szükséges nyitni a LEP-re egy alszámlát
• Netcafé (nagyobb, mint tavaly, lehetőség szerint 8 db géppel)
- nem a földszinten, hanem némileg elszeparáltabban, az emeleten
• online-kapcsolat a világ más LEP-eseményeivel
• koccintás legyen most is
• záró VIP-fogadás (ötlet: ne legyen túl későn)
• könyvfelolvasás-maraton
• a Tolkien-műveltségi (csapat)vetélkedő döntője a LEP-en lenne
• RPG-ismertető, próba-szerepjáték (látványosan, színpadi elemekkel)
• a kvíz első 20 helyezettje helyben vetélkedik, jegyekért
• külső dekoráció: feliratok a mozin kívül, felerősítve (a szelet kiküszöbölve)
• fotós, videós szervezése
• kiírni a Tolkien.hu fórumára a zászlókészítési felhívást


Elsődlegesen szervezendők:

• pályázatok (kosztüm design-pályázat is – Csudi cége állja, melynek ellenében reklámhelyet kap)
• színdarab-felkészülés + próbahely biztosítása (Beleg, Batti)
• jelmezkészítés (Ulmo, Árnyelf)
• filmvetítés-megszervezése
• VIP-meghívások

Szponzorálás:

Szponzorok szükségesek a következőkhoz:
• Internet-kapcsolat
• díjak felajánlói (esetleg olyanok, akik árusítanak is)
• alapanyagok (ruhához)
• őrző-védő cég (In-Kal Security)
• szállítás – Csudi megkérdez egy ismerőst
• dekoráció (-készítés) – Gumipók
• projektor + hangosítás (mikrofon) + walkie-talkie – Batti
• sör-kóla (Brau-Union?)
• bútor (főként asztalok-székek – bútorkölcsönző, általános iskolák?) – Gumipók
• kiállítási installációk – Gumipók
• számítógép (esetleg sulinetes cég?)
• pénz (kb. 2 – 2,5 millió forint), a következő kiosztásban: 50 eFt/ 250 eFt/ 1 MFt/ 2,5 MFt


Egyebek:

• a hirdetéseket próbáljuk meg barterben
• légitársaságot szponzornak
• a Microsoft-ot szponzornak
• szponzort keresni a fórumosok között (közzétenni a Tolkien.hu, illetve az Index- és Origo-fórumokon is a szponzor-keresést)
• reklámügynökség is megkereshető
• reklám a film előtt és a plakátokon
• ha bármelyik szponzor helyben akarja értékesíteni a termékét, biztosítunk rá lehetőséget
• a szponzor a szponzori díjat 100%-ban leírhatja az adójából (mivel az MTT közhasznú alapítvány)
• a mozijegyek hátulja is felhasználható reklámhelynek
• a filmek után a szponzori logók lefuttathatók (csak DVD-ről játszás esetében?)
• szponzori ajándékok a belépőknek


Feladatkiosztás:

Laurelen: - sajtó (írott és elektronikus)

Brisa:
- rajzpályázat, képzőművészeti pályázat, vetélkedők

Batti: - játékcégek
Göncz Árpád meghívása

Ankalimon: - filmes tárgyalások, helyszínnel kapcsolatos trágyalások

Supersonica + Penngaladiel: - külföldi színészek
- filmes relikviák
- Magyar Televízió jelmeztár
- sajtó-, illetve hirdetések


Varda: - médiaügynökségek
- FMCG-cégek
- Burger King, McDonald’s
- GyU-hoz kapcsolódó termékek, akik nem tudnak szponzorálni
- kiteszi a szponzorálási igényt az Origo.hu fórumára

Gumipók: - a GyU-hoz kapcsolódó bármilyen termékek felkutatása
- könyvkiadók és -forgalmazók

Supersonica: - Westel/ Pannon GSM/ Vodafone/ Coca-Cola/ sörgyárak

Ulmo: - bankok és biztosítók (esetleg Garancia Biztosító?)

Telcontar: -állami források (minisztérium pályázatai), Soros Alapítvány, EU-források

Vewy: - EU-források

Csudi: - kiteszi a szponzorálási igényt az Index.hu fórumára
- érdeklődik autós cégnél (pl. Opel), esetleges autós kampány kitalálása

Melian: - jegyzőkönyvek, pályázati kiírások, szponzori anyagok megfogalmazása

Supersonica: Érezd magad felhatalmazva, hogy egy udvarias hangú levélben megkeresd bármelyik Sir Ian-t (amelyben érdeklődnénk a lehetséges magyarországi látogatáshoz a mi oldalunkon milyen feltételeket kellene teljesíteni, és, hogy a javasolt időpont megfelelő-e)
Hangsúlyozandók: kulturális rendezvény, Tolkien Társaság, non-profit szervezet, Tolkien születsénap

Laurelen írta: AZ ékszereladáshoz: megvan a tulajdonosa a Corvinban lévő ékszerboltnak. szóljatok ha kell az elérhetősége
a díjakhoz: nagyobb díjként szerintem pl egy Evenstar medál vagy hasonlók jók lennének.

Szeptember közepén megyünk legközelebb oda áruért, ahonnan az Evenstar medált vettük, az még épp jó, fémjelzéssel, mindennel beér időre akkor is, ha nincs készleten, hanem rendelnünk kell. Megpróbálom újra a brosst is - mit gondoltok, mennyit lehet érte reálisan elkérni maximum? Jó, ez sok minden függvénye...

A contactra azért kiváncsi lennék ) Vagy négy-öt éve még az öcsém és a társa árult ott, de annyira nem ment, hogy kiszálltak. Igaz, hogy nem is volt ennyire szépen megcsinálva a pult, és az a bizonyos társ motor-mániás, így elég sok volt a motorosékszer, ami szerintem nem tesz jót egy boltnak.

Ja, műxik a hozzáférésem a témához...