A rendezvényen fénykép- és videófelvételek készülnek. Minden látogató a rendezvény területére való belépéssel hozzájárul ahhoz, hogy a rendezvényen készült fényképeket, videófelvételeket – amelyeken ő is szerepelhet –, a Magyar Tolkien Társaság a vonatkozó jogszabályok betartásával promóciós célra felhasználhassa.

A Magyar Tolkien Társaság a hatályos törvényi előírásoknak megfelelően csak addig tárolja a személyes adataidat, amíg a rendezvény előkészítése, lebonyolítása és utókövetése érdekében indokolt, illetve ameddig az adatok kezeléséhez való hozzájárulásodat vissza nem vonod. A rendezvény utókövetésének része, hogy a regisztráció során megadott adatokhoz való hozzáférést a Tolkien.hu személyes profilján keresztül utólag is biztosítjuk számodra. A Magyar Tolkien Társaság a személyes adataidat semmilyen esetben sem adja át, továbbítja, illetve teszi nyilvánossá harmadik személynek, külső szervezetnek, kivéve, ha erre jogszabály, hatóság vagy bíróság kifejezetten kötelezi. A Magyar Tolkien Társaság részletes Adatkezelési Tájékoztatója ide kattintva érhető el.