A Magyar Tolkien Társaság 3 évvel ezelőtt egy alapvető szervezeti átalakuláson esett át, új szervezeti formák, és működési rend szerint folytattuk a munkánkat. Akkor került újraszabályozásra az elnökség, a titkárság, a felügyelőbizottság működése, lett szabályozva az autonóm szervezői közösségek tevékenysége és került bevezetésre az ezek mindenkori vezetőiből álló Tanács.

Az új szabályok elfogadása utáni első évben számtalan kisebb-nagyobb módosítással igyekeztünk kiküszöbölni az új modell működése kapcsán felmerült egyenetlenségeket, zavarokat. Ennek eredményeként egy olyan működési forma jött létre, amely láthatóan sikerrel teljesítette a kitűzött fő célokat: minden korábbinál átláthatóbb szabályok szerint zajlik a működés, hatékonyabban születnek meg szükséges döntések, és az egyesület életét meghatározó fő döntésekbe a korábbinál lényegesen szélesebb körben kapcsolódhatnak be a közösség életének aktuálisan legaktívabb szervezői.

Ennek ellenére a májusban újraválasztott régi/új elnökség a programjában is hangsúlyozta, és ezt a Közgyűlés által elfogadott Középtávú Működés Stratégiába is rögzítette, hogy két év szünet után ismét szükségesnek tartja az Alapszabály kisebb korrekcióját. A módosításnak két alapvető motivációja van:

1. A 2014-ben hatályba lépett új Polgári Törvénykönyv a korábbi nagyon laza szabályozással szemben sokkal részletesebb normákat rögzített az egyesületek működésével kapcsolatban is. Ezek a részletszabályok alapvetően nem jelentenek újdonságot, nem nagyon van bennük olyan passzus, amely teljesen megváltoztatná a korábbi működési formákat. Pusztán azzal, hogy törvényi szinten fogalmaz meg egy csomó részletszabályt, kicsit mederbe tereli az általános működési elveket napi szinten megvalósító rendelkezések variációs lehetőségeit. Az MTT Alapszabálya és az abban megfogalmazott szervezeti rend és működési forma alapjaiban, lényegét tekintve megfelel az új Ptk. elveinek, és pusztán a Ptk. miatt nem látszik szükségesnek semmilyen alapvető változás ezekben. Azonban az Alapszabályunk konkrét szövegében mégis elkerülhetetlen egy csomó pontosítás, átalakítás, hogy egyértelmű legyen: az új törvényi keretben is szabályos a működésünk, formailag is megfelelünk mindenben a Ptk-nak.
2. Az elmúlt 9 évben az Alapszabályunkat rengetegszer módosítottuk, és ezen módosítások nem egyszer ad-hoc jellegűen, egy-egy speciális probléma megoldására vezettek be kisebb-nagyobb újdonságokat, részletszabályokat. Ezen több tucat módosítás eredményeként a mai Alapszabályunk szövege időnként átláthatatlanul bonyolulttá, az értelmezést is megnehezítően összetett jogi szöveggé változott. Emiatt az elnökség szeretné, ha a lényegi tartalom módosítása nélkül, pusztán a szabályozás szövegét egyszerűsítenénk, tömörítenénk, tennénk átláthatóbbá és érthetőbbé.

A módosítás előkészítése

Az Elnökség 2015. december 5-ére rendkívüli közgyűlést hív össze, és a tervek szerint ennek elsősorban az előkészített Alapszabály módosítás lesz a témája. A most körvonalazódó Alapszabály-módosítási javaslatainkat október végéig egy részéletes előzetes tervezetbe foglaljuk és azt közzétesszük. Kifejezetten ezen elnökségi javasaltok áttekintésére tervezünk egy személyes workshop-ot október 31-ére, amelyen minden egyesületi tag részt vehet, amennyiben az időben korlátozott Közgyűlési vitához képest mélyebben szeretne belelátni a javasaltok mögötti jogszabályi és szervezetfejlesztési kiindulópontokba és részletesebben szeretné áttekinteni az egyes javaslatok koncepcionális hátterét illetve esetleges alternatíváit. November elejétől ez a közös gondolkodás egy on-line fórumon is folytatódni fog.

Az Elnökség ebben a folyamatban, most elsősorban azokra a módosításokra koncentrál amelyekre részben törvény kötelez minket, részben az elkészítésére a Közgyűlés felé kötelezettséget vállaltunk. Azonban az elnökség által előterjesztések keretében megszületnek azok a kötelező kiegészítések, amelyek a Ptk-nak való megfeleléshez szükségesek, és ezzel elhárul az az akadály, ami miatt 2 éve nem lehet módosítani az Alapszabályt. Ennek következtében ha bárkinek lesznek más, az elnökségétől eltérő módosítási javaslatai, immár nem lesz akadálya annak, hogy ezeket is előterjeszthesse a Közgyűlésen. Ha már előzetesen születnek az elnökségi előterjesztésen túlmutató módosítási javaslatok, akkor a kezdeményezők természetesen azokat is bemutathatják a fent megnevezett konzultációs fórumokon már közgyűlés előtt is, és kikérhetik az érdeklődők véleményét az ötleteikről.

A tervezett módosítások

Az elnökség három alapszabály-módosítási csomagot terjeszt elő, amelyek akár egymástól függetlenül is tárgyalhatók és elfogadhatóak lesznek.

1. módosítási csomag

Az előkészítés eredményként kiderült, hogy a Ptk. rendelkezései miatt a következő pontokon mindenképpen nagyobbrészt formai, kisebbrészt tartalmi módosításokat kell végrehajtani a szövegben. A következő szabályozási területek érintettek:

• A tagsági formák elnevezése, létrejöttének, megszűnésének módja.
• Az egyesület vagyonára és gazdálkodására vonatkozó általános rendelkezések
• A közgyűlés összehívásának, lebonyolításának, döntéshozatalának szabályai.
• A vezető tisztségviselők definíciója, az érintetti körre vonatkozó szabályok.
• A fő ügyvezető szerv (elnökség) illetve az ügyvezető (elnök) funkciójának, szerepének, működésének pontosítása egyértelműsítése.
• Az egyesület megszűnésével kapcsolatos szabályok

2. módosítási csomag

Az érvényes jogszabályok szerint az Alapszabálynak csak a legszükségesebb általános, garanciális, a bíróság által vizsgálni hivatott normákat kellene tartalmaznia. Elvileg minden más előírást alacsonyabb szintű belső szabályzatokban is el lehetne helyezni. (A jelenlegi Alapszabályunk legalább kétharmada olyan rendelkezéseket tartalmaz, amelyet nem feltétlenül itt kellene szabályozni.)

A mostani Alapszabály-egyszerűsítés során felmerült, hogy az Alapszabály minden nem kötelező elemét emeljük ki, és foglaljuk egy általános Szervezeti és Működési Szabályzatba. Ennek legfőbb előnye az lenne, hogy az esetleges belső szabálymódosítások nagy részét a bírósági jóváhagyási procedúra nélkül elvégezhetnénk. Ezt végül elvetettük, mivel a napi működésben ez nem vezetne egyszerűsítéshez: az egyesületi élet minden területén ezután két külön szabályzatot kellene vizsgálnunk: az Alapszabályt és az SZMSZ-t.

Ezzel összefüggésben viszont arra jutottunk, hogy van a Társaság életében egy olyan kiemelt fontosságú terület, amelynél előny lenne a mostaninál rugalmasabb szabályozási szint, és amely úgyis eléggé kilóg az általános egyesületi normák közül: ez a szervezői csoportok működésével kapcsolatos terület. Ennek érdekében az elnökség javasolni fogja, hogy az Alapszabályban jelenleg a Társaság alapvető céljait megvalósító szervezői csoportok létrejöttével, működésével, vezetésével, gazdálkodásával, valamint a Tanács működésével, tagságának létrejöttével, valamint az önkéntes munkával, annak ellentételezésével kapcsolatos részletes szabályokat egy új külön szabályzatba csoportosítsuk át (Rendezvény- és Projekt Szervezési Szabályzat - RPSZSZ) – amelyet viszont szintén a Közgyűlés fogadna el, minősített többséggel. Az Alapszabályban csak néhány általános paragrafus maradna:

• Az RPSZSZ létrehozására vonatkozó felhatalmazásról
• A szervezői csoportok autonomiájának garanciális elemeiről
• Az önkéntes munka általános kereteiről
• A Tanács általános jogosítványairól, összetételéről
• Az elnökség kötelezettségeiről és jogosítványairól a szervezési tevékenységgel kapcsolatban

3. módosítási csomag

Az elnökség a fentiek mellett néhány más területen is szeretné egyszerűsíteni az Alapszabály jelenleg kissé túlszabályozottnak gondolt kereteit:

• Célok és tevékenységek megfogalmazása
• A társaság adminisztratív szervezete
• Gazdálkodási tevékenység
  • csak a legszükségesebb elemek maradjanak, minden részletszabály amely nem került be az RPSZSZ-be a Pénzügyi Szabályzatban meghatározandó
  • Legyen pontosítva, hogy a Pénzügyi Szabályzat milyen területeken, milyen keretek között hozhat részletszabályokat

Annak ellentételezésére, hogy az egyszerűbb, általánosabb szabályozási szöveg ne okozzon visszatérő értelmezési vitákat, az Alapszabály néhány általános szabállyal biztosítaná:

1. Az Alapszabályt és más belső szabályzatokat mindig a Társaság alapvető céljainak figyelembevételével kell értelmezni.
2. Amennyiben az Alapszabály vagy más belső szabályzat valamely rendelkezésének egy-egy konkrét esetben való értelmezésével kapcsolatban nézetkülönbség lép fel, a Felügyelőbizottság jogosult a szabályok konkrét esetre történő értelmezését elvégezni.