A Magyar Tolkien Társaság Tanácsa pályázatot hirdet szervezői csoportok számára a 2013. évi Tavaszi Találkozó megvalósítására.
A pályázatokat a
tanacs@tolkien.hu címre ÉS a
vezetoseg@tolkien.hu címre kérjük megküldeni 2013. február 11-én, hétfőn éjfélig.
A rendezvény általános keretei:
Időpont: egy 2013. március 14. és április 30. közötti hétvégén, több napos rendezvény.
Igazodás, egyeztetés: Húsvét (márc. 31-ápr. 1.), TLV (Orthmayr Flóra), Tokien Klub (Tóth Gergely), Kósza Kommandó (Kaszab Zsuzsanna), Tolkien Szerepjátékos Találkozó (Békési Marcell).
Célcsoport: az MTT közössége és a Társaság iránt érdeklődők, 50-90 fő. Ne legyenek kizárva a külföldi társszervezetekből érkező jelentkezők.
Koncepció, a találkozó célja: elsősorban a közösségi kapcsolati háló erősítése-bővítése és az MTT iránt érdeklődők bevonása, akár „beavatása” legyen cél. Jelenjen meg közvetlenül is Tolkien és az MTT munkássága a találkozón. Külföldi tolkieniták felé is nyithatnak a szervezők, de az nem mehet a fentiek rovására. Célszerű emellett egy sokszínű, szabadidős rendezvény létrehozására törekedni.
A megvalósítás keretei:
A találkozót, mint az MTT rendezvényét a Társaság Alapszabályának és Pénzügyi szabályzatának megfelelve kell megszervezni, különösen a 17—19. (Szervezői csoportok); a 20., 21. (A Tanács); illetve a 31., 32. (Költségvetés, kedvezmények) §-ok figyelembevételével.
A Magyar Tolkien Társaság hatályos Alapszabálya itt érhető el:
http://tolkien.hu/documents/mtt_alapszabaly_tomor.pdf
Fontos, hogy a költségvetés tervezetének (ajánlottan Excell file) elküldése a
penzugy@tolkien.hu e-mail címre a pályázat beküldésével egy időben. Ezt az MTT Elnöksége külön fogadja el a Gazdasági Vezetővel és a rendezvény pénzügyi felelősével való egyeztetések, korrekciók után.
Fontos, hogy az Alapszabály 17., 18. és 20. §-ának rendelkezései alapján a Tanácsba delegált főszervező a pályázaton belül külön nyilatkozzon arról, hogy:
1. érvényes, bármely típusú MTT-tagsággal rendelkezik, és
2. vállalja a Tanácstagsággal járó jogokat és kötelezettségeket 1 évre.
A szervezői csoportok összeállításának feltételei (az Asz. 17., 18. §-ának rendelkezésein felül):
- a nevesített szervezői csapatban legyen legalább egy fő, aki korábban ha-sonló nagyságrendű és jellegű (többnapos, a közösségnek szóló) MTT-rendezvényen volt már szervező;
- legyen a csapatban legalább egy olyan főszervező, aki MTT-s rendezvé-nyen korábban még nem dolgozott főszervezőként;
- a találkozó vezető szervezője csak olyan felnőtt felelős személy lehet, aki bármilyen többnapos MTT-s rendezvényen aktív szervezőként részt vett.
A pályázat részei - ajánlott felépítése, tagolása
Pályázók neve, tapasztalata, feladatköre és működése:
Legalább a főszervezők név szerinti felsorolása, MTT-s és más programszer-vezésben szerzett tapasztalataikkal együtt. Mindenkinél egyértelmű legyen, hogy milyen feladatkört fog ellátni a szervezőmunka során, mennyi és mi-lyen szervező munkáját irányítja, kinek felel a saját munkájával, kivel dolgo-zik közösen.
A főszervezők között kiosztandó feladatok (példa):
Hirdetés és tudnivalók: résztvevők toborzása és tájékoztatása;
(tolkien.hu: főoldal és fórumtéma, Facebook MTT-csoport, innen nyitott esemény, levelezés)
Logisztika: jelentkezések, utazás, szállás, étkezés, beszerzések, szállítás;
Pénzügy: költségvetés készítése, a gazdálkodás felügyelete, pénzkezelés és elszámolás a Gazdasági Vezetőnél a rendezvényt követően;
Programok és szervezők felelős vezetése: a rendezvény megvalósításához, illetve a különböző eseményekhez, tevékenységekhez szükséges élőlények, tárgyak és fogalmak összeszedése, irányítása és szeretgetése.
A koncepció ismertetése:
A meghatározott általános kereteken belül hogyan képzelitek el a rendez-vényt, milyen ötletek, víziók, módszerek vannak a kitűzött célok eléréséhez.
Logisztika: Helyszín és időpont, szállás, étkezés utazás.
Programok: A rendezvény összes programjának vázlatos ismertetése.
Költségek: A tervezett részvételi díj, a tervezett költségek főbb összetevői. A költségvetési terv maga ettől függetlenül kezelendő, ld. fentebb.
Ütemterv: A rendezvény előkészületeinek és lebonyolításának határidőkkel megszabott ütemterve.
A pályázáshoz segítséget, tanácsot lehet kérni:
- korábbi hasonló rendezvények szervezőitől (például Ürmössy Zsuzsanna, Doncsecz Zoltán, Kaszás Péter)
- az előző ilyen rendezvény Tanácsba delegált képviselőjétől (Békéssi Mar-cell), vagy a Tanács vezetőjétől, a Thántól (Barna Bálint)
tanacs@tolkien.hu;
- a költségvetést illetően ezen kívül fordulhattok a
penzugy@tolkien.hu cí-men az Elnökséghez, illetve a Gazdasági vezetőhöz, Kiss Kincsőhöz.
Budapest, 2013. január 18.
---
Alew