2011-es nyári tábor szervezésének előkészítése

A régebbi értékeléseket elő kell kaparni valahonan, de az utolsó két év biztosan nincs feldolgozva rendesen. Akinek esetleg van kedve rémisztő mennyiségű statisztikai Excel függvénnyel megcsinálni a feldolgozást az szóljon...

Az értékelés még zajlik. (Még csak 50-en töltötték ki.) Ha lezárul, akkor közzétesszük az eredményt.

A 10 vs. 11 nap a táborozóknak szóló hivatalos idő. A szervezői nap(ok) - ha lesznek - ezen felül értendők.

Amikor a pályázó csapatok eldöntik, hogy milyen hosszúságú tábort szeretnének, gondolom figyelembe veszik, hogy szükségük van szervezőkre, akik vállalni tudják a munkát. Nyilván nem fognak olyan időtartamot választani, ami a szervezők többségének nem jó...


Egyébként csak mellékesen:
1. Eddig is voltak szervezők, akik dolgoztak, és meg tudták oldani a részvételt. Akár a 10+x, akár a 11+x napos verzióban. Eddig még nem fordult elő, hogy valaki azért mondta le a szervezést, mert, mondjuk egy 9 napos táborba el tudott volna jönni, de egy 11 naposba már nem.
2. Akik ebben a tanévben végeznek, azoknak (sajnálom, hogy ezt kell mondanom), de nagy valószínűséggel júliusban még nem nagyon lesz munkájuk. Nyáron (az idénymunkán kívül), sokkal kevesebb az induló álláslehetőség, mint máskor. Ha meg mégis szerencséjük van, és ölükbe hullik egy állás, akkor nagy valószínűséggel nem az lesz a problémájuk, hogy 7 vagy 8 szabadnapot kapnak-e, hanem, hogy egyáltalán nem engedik el őket próbaidőben.
3. Egy kicsit azért szerintem túl van misztifikálva ez a +/- 1 nap szabadság kérdés: Az éves szabadság egy pályakezdőnél 20-21 nap (a pedagógusoknál 46), ennek egynegyedét a munkavállaló akkor veszi ki, amikor akarja, a másik háromnegyedét jóvá kell hagyni a munkáltatónak. Egy 11(+2) napos MTT táborhoz egy résztvevőnek 7, egy szervezőnek 9 nap szabadságot kellene kivennie, egy 10 napos tábor esetén pedig 6/8 napot (már ha az elejétől a legvégéig ott akar lenni - ami a résztvevőknél nyilvánvalóan nem kötelező, a szervezőknél meg kellő rugalmassággal kezelhető attól függően, hogy milyen szervezői posztot tölt be). Amikor valaki munkavállaló lesz, akkor a sok-sok dolog között ami megváltozik az életében az egyik az lesz, hogy el kell döntenie rászánja-e az éves szabadságának kb. egyharmadát (pedagógusok esetén kb 15 %-át), hogy MTT tábort szervezzen. Ez egy komoly döntés, és teljesen érthető, ha valaki ebben a helyzetben ezt nem vállalja - de szerintem nem a pluszminusz egy napon múlik: nehezen képzelhető el, hogy akinek mondjuk 9 napot ez a dolog nem ér meg, annak 8 nap minden további nélkül belefér...

zs.gothpunk írta: Teljesen elvi kérdésként, biztosan nem fogom megvalósítani, csak kíváncsi vagyok a véleményetekre.

Mi van, ha az ember olyan pályázatot ad be, hogy 8 napos tábor, 60 résztvevő, 10 fő szervező. Tehát valami olyat, ami gyökeresen eltér az elmúlt évek gyakorlatától. Volna esélye?

Elviekben nehéz megmondani. E kérdésről alapértelmezetten az elnökség dönt. Szerintem egy jól megindokolt, programtervvel alátámasztott esetben szóba kerülhet egy 8 napos tábor, de ez nyilvánvalóan a résztvevők túlnyomó többségének akaratával ellenkezne, tehát elég jó indokokat kellene találni a testület meggyőzéséhez.

A 60 fős és ennek megfelelően 10 szervezős, drágább, de igényesebb körülmények között szervezett tábor olyan mértékben szakít az MTT táborok hagyományával, hogy az szerintem nem menne át. Valószínűleg még akkor sem, ha csak egyetlen, ilyen paraméterekkel rendelkező pályázat érkezne... (Inkább eredménytelenséget hirdetne az elnökség, és igyekezne pályázati rendszeren kívül megoldást keresni a szervezésre - mint ahogy a szorospataki tábor előtt történt.)

Szerintem ez egyszerűen nem MTT tábor lenne, hanem valami más. Lehet, hogy tök jó lenne, és érdemes a megvalósításra - de erre valószínűleg nem az MTT jelenti a szervezeti hátteret.

Hát látom, hogy ezzel a tábor időtartammal még küzdeni fogunk. Szeretném leszögezni, hogy én mind a 10, mind a 11 napos táborhosszúságot elfogadhatónak gondolom elviekben. (Az ennél rövidebb, illetve az ennél hosszabb tábor ellen már komoly elvi aggályaim is vannak.)

A két lehetőség közül szerintem azt kell választanunk, amely praktikusan a szervezők és a résztvevők többsége számára előnyösebb. (Ha lehet, itt jó lenne a személyes érdekeltségeket félretenni - vagy legalábbis nem általánosítani...)

Gondosan (és a lehetőségekhez képest pártatlanul) megvizsgálva az eddigiekben elhangzottakat, szerintem lényegesen több jó érv szól a 11 napos tábor mellett, és viszonylag kevés, és nem olyan erős ellene - de lehet, hogy csak nem jutottak el hozzám a jó érvek.

Mindenesetre ezt az elnökség a szervezőkre bízza - úgyhogy alapvetően a pályázó szervező csapatoknak kell magukban konszenzusra jutniuk...

Anglachel írta: Szerintem az ideális az, hogyha 11 napos a tábor, de van olyan opció jómunkás embereknek, hogy csak 8-9 napra jöjjenek le.

Ez "sima mezei" résztvevőknek megvalósítható lehetne, de itt főleg a szervezők azok, akik nem bírják az eddigi 13 napot (0. nap + 11 nap tábor + plusz egy szervezői-pakolós nap), nem csak szabadsággal, de energiával sem. Ez majdnem két hét kemény szervezési munka napi 12 órában.

Tavaly (2009. Mornie Utúlie) próbálkoztunk egy beiktatott szervezői pihenőnappal (diktatúra napja), de a gyakorlatban ez nem vált be, mert vagy nem tudtunk kikapcsolódni agyilag, vagy pedig utána visszailleszkedni volt nehéz a tábori közegbe.

Idén (2010. Dol Guldur fenyegetése) azzal próbálkoztunk, hogy nem volt szervezői nap, viszont minden nap egy órával kevesebb kötött program volt, mint 2009-ben, így a táborozók és a szervezők is több szabadidőhöz jutottak. Ezzel az egyedüli gond az, hogy a szervezők a szabadidejükben is elfoglaltak, ergo nehéz úgy megoldani, hogy pihenésre fordítsuk a kapott egy órát készülés/próbák vagy megbeszélések/egyeztetések helyett. Ez persze egy 9 napos táboron át még bírható a plusz két szervezői nappal, szerintem akár 10 napot is esetleg megoldanánk (itt csak az egyel több szabadság kényszere lehet gond), de a 11 már sok.

Az idei tanulságok, hogy a szervezés összetettsége megköveteli ezt az erőfeszítést, tehát nem lehet kevesebb a beleadott szervezői munka.
Több embert szervezői kedvezménnyel nem bírna el a költségvetés (idén már rengeteg szervező volt, soha ennyi korábban).
A közbeiktatott szervezői pihenőnap nem jött be.
Ergo egyetlen megoldás a tábor rövidítése egy nappal (max. kettővel).

Na akkor a rend kedvéért szépen beírom ide, hogy igen, szívesen részt veszek a jövő évi táborszervezésben, elsősorban a programos teammel szimpatizálok (vagy progloggal, ha végül az lesz), de van olyan nemzetségvezető-jelölt, aki vsz. el tud csábítani családvezetőjének.

zs.gothpunk írta: Teljesen elvi kérdésként, biztosan nem fogom megvalósítani, csak kíváncsi vagyok a véleményetekre.

Mi van, ha az ember olyan pályázatot ad be, hogy 8 napos tábor, 60 résztvevő, 10 fő szervező. Tehát valami olyat, ami gyökeresen eltér az elmúlt évek gyakorlatától. Volna esélye?

A nyolcnapos tábor és a 10 főszervező koncepcióját miért ne fogadhatnák el? Elvi esélye ennek megvan.

A 60 résztvevőnél felmerülne az az aggály, hogy mi alapján és miért szórjuk ki a túljelentkezőket. Persze, más kérdés, hogy hány főre tervezel költségvetést, és megint más kérdés az, hogy hány főt bír el a táborhely infrastruktúrája.
Mert 60 főnél egészen biztosan többen jelentkeznének rá, még nulla reklámmal is, sőt, eddigi tapasztalataink alapján dupla ennyien is jelentkezhetnének. Ha csak a költségvetést tervezted 60 főre, akkor nincs gond, plusz bevételt jelentenek a túljelentkezők, de ha hatvan fő után kidobálod a jelentkezési lapokat, akkor nem fognak szeretni.

Rabyn írta: Nekem rögtön lenne egy olyan javaslatom, hogy 10 napos táborban gondolkozzatok. Oké, hogy a táborozók jó része középiskolás/egyetemista de gondolni kell az egyre nagyobb számban előforduló dolgozókra is, akik nem feltétlenül kapnak annyi szabadságot, hogy a tábor egészére le tudjanak jönni, így pedig lesz, aki, ha 12 napos táborral gondolkodtok nem fog tudni szervezőként részt venni benne, esetleg résztvevőként sem.

Én speciel 11 napos táborban gondolkozom - a 12 napost csak a nem-szervező táborozók egy része szeretné, de ők inkább 14 naposat szeretnének...

Meglátjuk mit mondanak a táborozók. Aztán meglátjuk, hogy hány olyan szervező lesz, aki a 10 napos tábort tudja vállalni, de a 11 naposat nem.

(2 éve van 11 napos tábor, és eddig egyetlen olyan szervezővel sem találkoztam, akinek ezen az egy napon múlott a részvétele. Olyan volt, akit egyáltalán nem engedtek el. Esetleg olyan is elképzelhető, hogy van aki egy hetet tud vállalni, de többet nem. Azonban olyannal még nem találkoztam, akinek ezen az egy napon múlna a dolog. A programszerkezet számára azonban egyelőre ez a 11 nap jelenti az optimumot - és a táborozóknak sokat jelent ez a plusz nap.)

Sötét Úr írta:

Ankalimon írta: A pályázati határidő kicsit szoros...

Inkább időnyerős, vagy nem is tudom. 2011. december 13-án éjfélig rengeteg idő van – és közben még a tábor is lezajlik. Feltételezem, hogy puszta elgépelés, 2010. december 13-ról van szó, és nem ruházott be az elnökség időgépre

Grrrr....

Ankalimon írta: A pályázati határidő kicsit szoros...

Inkább időnyerős, vagy nem is tudom. 2011. december 13-án éjfélig rengeteg idő van – és közben még a tábor is lezajlik. Feltételezem, hogy puszta elgépelés, 2010. december 13-ról van szó, és nem ruházott be az elnökség időgépre

A pályázattól függetlenül várunk ide a topicba ötleteket, javaslatokat, észrevételeket, vállalásokat MINDENKITŐL! Itt is lehet szervezői csapatokba embereket gyűjteni, meg koncepciókon finomítani. Szóval használjátok csak, azért van! Ez a topic nem csak a leendő szervezőké, hanem mindenkié, aki szeretne valamit legalább ötletek szintjén hozzáadni a jövő évi táborhoz.


Akik pályázni is szeretnének emellett: nem kell külön pályázni koncepcióval és szervezői csapattal, hanem a lentiek alapján egyetlen pályázatot kell írni, amely mindkettőt tartalmazza.

A pályázati határidő kicsit szoros - de aki komolyan pályázni szeretne, az biztos nem most kezd el gondolkodni a dologról...

Azonban, ha egy szervezői csapat összeáll, és csak a határidő okozna a gondot egy ütős pályázat elkészítéséhez, akkor lehet kérni határidő hosszabbítást.

PÁLYÁZATI FELHÍVÁS
A MAGYAR TOLKIEN TÁRSASÁG 2011-ES NAGY NYÁRI TÁBORÁNAK SZERVEZÉSÉRE


A Magyar Tolkien Társaság pályázatot hirdet a 2011. évi Nagy Nyári Tolkien Tábor koncepciójának és fő szervezőinek kiválasztására. A tábor koncepcióját, és a szervezői csapat tagjainak bemutatását tartalmazó leírást az info'kukac'tolkien.hu címre várjuk 2010. december 13. éjfélig.

TÁBOR ÁLTALÁNOS KERETEI:
A tábort 2011. július 11-31. között kell lebonyolítani, legalább 10, maximum 12 napos időtartamban, 90-150 fő részére. A tábort az MTT eddigi Nagy Nyári Táboraihoz hasonlóan 100%-ban a résztvevők befizetéseiből kell finanszírozni, úgy, hogy - a pénzügyi szabályzat szerint - a tábori költségvetésből az MTT általános működési költségeire is kell biztosítani legalább 10%-ot, és az MTT tagok és a szervezők számára biztosítani kell az Alapszabályban meghatározott mértékű kedvezményeket.

A kijelölt táborvezetőnek és 3-4 fős csoportjának (főszervezők) kell:
- kidolgoznia a tolkieni mitológiában való elmélyülést szolgáló közösségi, kreatív és ismeretterjesztő programokat,
- kialakítania a tábori tevékenységeket egységbe foglaló, tolkieni hagyományokra épülő erős keretjátékot (ezen belül: a keretjáték jellege, a kerettörténet leírása: az alapszituáció és a főbb csomópontok/konfliktusok ismertetése, a keretjátékban való részvételt erősítő motivációs elemek)
- előkészíteni a tábor alapfeltételeit (szállás, étkezés),
- megszervezni a jelentkezéseket, a befizetéseket, a táborozók utaztatását,
- megoldani a programokhoz szükséges eszközök beszerzését,
- rendezni a tábor pénzügyeit,
- kiválasztani, felkészíteni, képezni és a tábor helyszínén irányítani a táborszervezőket,
- biztosítani a tábor zavartalanságának további feltételeit
- gondoskodni a tábor utáni tevékenységekről (tábori találkozó, tábori DVD, szervezői és résztvevői táborértékelés megszervezése).

Túljelentkezés esetén biztosítani kell, hogy első körben az MTT regisztrált, tagdíjhátralékkal nem rendelkező tagjai, második körben a tolkien.hu fórumának regisztrált résztvevői előnyt élvezzenek.

PÁLYÁZAT ELBÍRÁLÁSA:
A pályázó szervezői csapatokból az MTT elnöksége választja ki azt, amelyik várhatóan a legprofesszionálisabban képes megvalósítani az elvárt közösségi-kreatív keretben a tolkieni ismeretterjesztésre vonatkozó célokat.
Amennyiben ez szükséges, az elnökség december folyamán személyes meghallgatást fog kérni, melyen a teljes szervezőgárda megjelenésére számítunk.
A pályázat elbírálásának szempontjai:
- A táborvezető mennyire képes a teljes előkészítő és lebonyolító tevékenység összefogására, koordinálására, a szükséges döntések meghozatalára
- Megfelelő, kidolgozott munkamegosztás van a szervezői csapat tagjai között (minden fontos tevékenység keretei pontosan meg vannak határozva, és van kijelölt felelőse a táborvezetőségben)
- A szervezői csapat összetételében milyen mértékben vannak tapasztalt és kezdő szervezők (a maximális értéket azok az összeállítások jelenthetik, ahol nagyjából azonos arányban vannak ígéretes kezdő, és nagytapasztalatú öreg profi szervezők)
- Előnyt jelent a pályázat elbírálásánál, ha a pályázó szervező csapat valamelyik más MTT rendezvény (LEP, Tudományos Konferencia, tavaszi találkozó, kapolcsi Középfölde Fesztivál) szervezésére vállalkozik, ha nem az ő táborszervezői pályázata kerül elfogadásra

PÁLYÁZATNAK TARTALMAZNIA KELL:

PÁLYÁZÓK:
A főszervező és a többi táborvezető felsorolását, valamint tábor vagy egyéb programok szervezésében szerzet tapasztalataikat.

A pályázatban a szervezői csapat minden egyes tagjáról le kell írni, hogy milyen feladatkört fog ellátni a szervezőmunka során. A következő feladatköröket kell szétosztani a szervezők között:
- logisztikai elő és utómunkák, azon belül belül: szállás, étkezés, utazás lefoglalása, oda és vissza szállítás megszervezése, beszerzés lebonyolítása
- Helyszíni logisztikai feladatok: raktárkezelés, helyszíni beszerzések, kapcsolattartás az üzemetetőkkel
- Pénzügyi tervezés, pénzkezelés és elszámolás az MTT felé
- programszervezés, lebonyolítás – a különböző közösségi, kreatív és ismeretterjesztő programok vezetőinek koordinálása, a szükséges feltételek megteremtése
- keretjáték előkészítés és működtetés
- közösségek/csoportok tevékenységeinek és vezetőinek koordinálása, a csoportbeosztások kialakítása
- táborszervezők előzetes képzésének vezetése
- tábor utáni tevékenységek (tábori találkozó, tábori DVD, szervezői és résztvevői táborértékelés megszervezése)
- a belső (táborszervezők közötti) kommunikáció koordinálása (levelezés, fórum, személyes megbeszélések szervezése)
- külső kommunikáció (tábor meghirdetése, a jelentkezések feldolgozása, kiértesítések, nyilvános fórumok működtetése)

ÁLTALÁNOS KONCEPCIÓ:
A tábor főbb jellemzőinek, célkitűzéseinek leírása. Az eddigi táborokhoz képest az eltérések, újítások, vagy valamelyik korábbi táborban már előfordult motívum feldolgozásának összegyűjtése. A tábor célközönségének meghatározása, a különböző érdeklődési köröknek szóló programok összehangolásának terve.

ISMERTETŐ:
Időtartam:
A tábor pontos kezdete és időtartama.

Helyszín:
A 2011-es tábori helyszínnek Szanticskára a Társaságnak előszerződése van. Csak nagyon indokolt esetben (szuper ár+ remek feltételek) várunk új helyszínt.

Étkezés:
A napi háromszori étkezés biztosításának módja, a meleg ételek száma naponta. A konyhai munkával, és az anyagbeszerzés irányításával, gyakorlattal rendelkező személy lesz megbízva, vagy önellátóan, a táborozók segítségét is igénybe véve, esetleg teljes ellátással kerül megoldásra az étkeztetés?

Költségvetés:
A tábor tervezett részvételi díja, költségösszetevők aránya.

Keretjáték:
A kerettörténet, annak fordulópontjainak és interakcióinak felvázolása. A keretmese hangulatteremtő ereje mellett elvárás egy játszható, a tolkieni hagyományokra épülő, erős keretjáték. (Ha vannak a koncepciónak vagy a
keretjátéknak titkos elemei, amik nem kerülhetnek nyilvánoságra a pályázattal, azt külön meg kell jelölni a pályázat szövegében.)


Táborszervezők:
Figyelembe véve a tábor közösségépítő erejét, különösen fontosnak tartjuk az irányítást végző személyek felkészítését, képzését.
- Amennyiben lesznek csapatok, a csapatvezetők: feladatainak, és a kiválasztásuknál figyelembe vett szempontoknak a meghatározása.
- Amennyiben lesznek a keretjáték levezetésével vagy a csapatvezetők munkájának segítésével megbízott személyek, azok feladatainak, és a kiválasztásuknál figyelembe vett szempontoknak a meghatározása.
- Táborszervezők elhelyezkedése a tábori struktúrában, és szerepük, valamint helyük a keretjátékban.
- Táborszervezők képzésének terve.

Házirend, pl.:
- Alkoholtilalom: A tábor területén alkoholt fogyasztani, vagy ittas állapotban tartózkodni tilos.

Kedvezmények, pl.:
- Az Alapszabályban meghatározott elvek szerint pl. az MTT tartozással nem rendelkező tagjai számára kisebb részvételi díj.

PROGRAMOK:
Fix programok pl.:
- Étkezések
- Tudományos előadások, esti mesék
- Tematikus programok

Ha lesznek csapatok, azok feladatai, pl.:
- Ébresztő biztosítása
- Csapatelőadás

Valamennyi táborozót érintő közös programok, pl.:
- Nagy kirándulás
- Folyamatos játék
- Hadijáték
- Ügyességi vetélkedő

Egyéb programok:
Amelyek a fenti kategóriákba be nem sorolhatóak.

INFORMÁCIÓK A TÁBOROZÓKNAK:
Tábori jelentkezéshez milyen információkat fognak megadni a táborozóknak, pl.:
- Helyszín
- Keretjáték általános ismertetése
- Ha lesznek csapatok, azok megnevezése
- A tábor költsége és a részletek befizetési határideje

Tábor előtt, pl.: - Csapatbeosztás

A tábor elején, pl.:
- Fix programok ideje
- Esténként a másnapi "részletes" program

ÜTEMTERV:
A pályázat lehetőség szerint tartalmazza a tábor előkészületeinek ütemezését, pl.:
- Ha több javaslat is van a táborhelyre, szavazás kiírása, szavazás lezárása
- Táborszervezők véglegesítése
- Tábori jelentkezés kezdete (jelentkezési lap közzététele)
- Jelentkezési határidő
- Táborozók értesítése a jelentkezés elfogadásáról (elektronikusan)
- Részletek befizetésének határideje
- Csapatlisták közzététele, csapattopicok nyitása