1. Az Alapszabály szerint a Társaság éves költségvetését a közgyűlés fogadja el. A Társaság működési költségeit fedező alapbevételét (ami javarészt tagdíjból származik) ennek megfelelően lehet elkölteni.

2. Az éves költségvetéstől külön, önálló gazdálkodási egységként kell kezelni az egyes rendezvényeket, amennyiben azok a Társaság alapszintű működését biztosító költségvetésben nem szereplő bevételi forrásokból kerülnek finanszírozásra.
2.1. A rendezvények költségvetését a szervezőknek kell elkészíteni, és az Elnökségnek jóváhagyni
2.2. Egy rendezvény költségvetésének tartalmaznia kell:
2.2.1. A várható bevételeket (belépőkből, szponzorok támogatásából és árusításból származókat)
2.2.2. A tervezett kiadásokat, típusonként részletezve, és megfelelő tartalékot képezve
2.2.3. A Magyar Tolkien Társaságából használni kívánt eszközöket, felszereléseket.
2.3. A szervezők nem térhetnek el az előre elkészített, és az elnökség által elfogadott költségvetéstől, annak egyetlen tételében sem. Amennyiben az eltérés mégis szükségessé válik, a költségvetést módosítani kell, és újra jóváhagyatni az elnökséggel.
2.4. A rendezvény lezárása után a szervezőknek pénzügyi elszámolást kell készíteniük, amelyben a kiadások és bevételek a költségvetés tételeinek megfelelő bontásban szerepelnek.
2.5. A rendezvények esetleges nyereségének felhasználásra a szervezők javaslatot tehetnek, de az alapértelmezetten a Társaság Általános bevételeit gyarapítja.
Ha a rendezvény veszteséges, és a hiány a tervezett bevételek elmaradásából származik, a Magyar Tolkien Társaság fedezetet biztosít a kieső bevétel pótlására.
2.6. Veszteség nem származhat a tervezett kiadásoktól való eltérésből, mivel a tervezett költségvetés kiadási tételeitől való eltérés nem megengedett, ezeket a számlákat a Társaság nem fogadja el, a plusz költségek ez esetben a szervezőket terhelik.
2.7. Rendezvényi költségvetés tervezésénél a következő szempontokat kell figyelembe venni:
2.7.1. Ha egy rendezvény eszközöket vagy alapanyagokat használ fel a Társaság raktárából, akkor a költségvetésben hasonló értékben kell gondoskodni a raktárkészlet gyarapításáról.
2.7.2. 100 000 Ft-ot meghaladó költségvetésű rendezvény esetén elvárás, hogy a költségvetés minimum 5% mértékben fedezze a Magyar Tolkien Társaság tartós eszközkészletének bővülését (jelmezek, könyvek stb.)

3. Pénzkezelés
3.1. A Magyar Tolkien Társaság gazdálkodásában általános működési költségekre csak az elnök jóváhagyásával, a pénzügyi vezető felügyeletével, a közgyűlés által jóváhagyott költségvetés figyelembe vételével költhető pénz.
3.2. A rendezvények szervezői az elfogadott költségvetés kiadási keretösszegeit tételenként betartva, önállóan gazdálkodnak a pénzzel.
3.3. A Magyar Tolkien Társaság pénzeszközeit vagy utólagos elszámolással, vagy fizetési előleg kiadásával lehet felhasználni.
3.4. Készpénzfizetési előleget a gazdasági vezető adhat, a költségvetésben meghatározott tételeknek megfelelően, pontosan meghatározott elszámolási határidővel, amely nem lehet több mint három hónap.
3.5. Egy személy nem kaphat újabb készpénzfizetési előleget, amíg az előzővel el nem számolt.

4. Nyilvántartás
4.1. A Társaság gazdasági vezetője gondoskodik a teljes pénzforgalom törvényeknek megfelelő nyilvántartásáról.
4.2. Minden kiadást és bevételt szigorúan a költségvetés tételeinek megfelelően kell nyilvántartani.
4.3. A szervezet általános működésének költségeit és az egyes rendezvények költségvetési tételeit külön-külön kell nyilvántartani.
4.4. Minden rendezvény lezárása után a hivatalos könyvelés adatainak felhasználásával kell a költségvetési tételeknek megfelelő beszámolót készíteni a rendezvény lezárását követő 60 napon belül.
4.5. A gazdasági vezetőnek minden hónap 15-éig pénzügyi jelentést kell adnia, mely tartalma:
4.5.1. A bankszámlák pillanatnyi egyenlege,
4.5.2. az előleg-elszámoláson kint lévő pénzösszegek,
4.5.3. a kézikassza egyenlege,
4.5.4. a nyilvántartott tagdíjhátralékok összege
4.5.5. az adott pénzügyi év kezdetétől az adott hónapig az általános működéssel kapcsolatos kiadások és bevételek végösszege, és ezek részletei a költségvetési tételeknek megfelelő bontásban
4.5.6. rendezvényenként összesítve a rendezvényi költségvetések elszámolása.

5. Utalványozás
5.1. A Magyar Tolkien Társaság pénzgazdálkodásában az általános utalványozási jogkört a Társaság Elnöke gyakorolja, általános működési költségek fedezésére pénzkifizetés az ő engedélye nélkül nem történhet.
5.2. Az egyes rendezvények esetén az elfogadott költségvetés tételeinek megfelelően az utalványozási jogkört a rendezvény főszervezője gyakorolja.

6. Kézi kassza kezelése
6.1. A Társaság gazdálkodásában az általános működési költségek tekintetében egyetlen kézikasszát működtet, melyet a gazdasági vezető kezel.
6.2. Minden egyes önálló költségvetéssel rendelkező rendezvény saját kézikasszát működtethet, amelyet a rendezvény pénzügyi felelőse kezel.
6.3. A kézikasszában kizárólag 2 héten belül felhasználásra kerülő pénzeszközök lehetnek. Minden más bevételt azonnal be kell fizetni a bankszámlára.