Jegyzőkönyv
a Magyar Tolkien Társaság Vezetőségi megbeszéléséről


Készült: 2007. február 5. hétfő 18:45-22:00
Helyszín: "Gandalf-rezidencia" (cím nem publikus)
Jelen voltak: Füzessy Tamás (Ankalimon), Királyházi Csaba (Gumipók), Barna Bálint (Gandalf), Tóth Gergely (Alyr), Becze Ádám (Leguán), Kádár Anna (Rabyn), Ürmössy Zsuzsanna (Angwen), Kaszab Zsuzsanna (Melian), Kiss Kincső (Kincső), Talián Balázs (Ulmo)
Jegyzőkönyv-vezető: Csuzdi Gerda (mogy)

Napirendi pontok:
1. Farsangi költségvetés
1.1. A helyszínen csak egy árkategóriájú jegy lesz kapható, a tagoknak járó kedvezmény csak az előre megvásárolt és átvett, háromféle (rendes és pártoló tagoknak, nem tagoknak szóló) jegyre érvényes. (öt jelenlévő elnökségi tagból öt igen szavazat)
2. Tolkien.hu-val kapcsolatos határozatok
2.1. Molnár Gyula főszerkesztőnek biztosítani kell a megfelelő hozzáférést.
2.2. A Design-terv pályázat győztesének alkotása fel kell, hogy kerüljön az oldalra, ennek megvalósítására az Elnökség Sebestyén Csabát kéri fel.
2.3. A következő elnökségi ülésig Talián Balázs felméri a honlap költözésének szükségességét.
2.4. A Tolkien.hu név még mindig bejegyzésre vár, mert a Színház.hu jogutódja, az Időkerék KFT lemondó nyilatkozata nem szabályos.
3. NCA páyázat
3.1. A pályázat határidőre elkészült, a kiíró eddig nem kért hiánypótlást.
3.2. A megpályázott összeg: 1 700 000 Ft, ebből kb. 1 250 000 Ft várható, amelyet székhelyre, annak berendezésére és marketingre tervezzük költeni.
4. Kapolcs: Művészetek Völgye - a fesztiválon való részvételről
4.1. A fesztivál 2007. július 27-e és augusztus 5-e között kerül megrendezésre
4.2. A témára a márciusi vezetőségi megbeszélésen újra sor kerül
4.3. 1 hónap alatt meg kell fogalmazni, hogy mivel készülnénk, és kit lehetne kijelölni felelősnek. (első jelöltek: Kaszás Péter és Bartalos Nikoletta)
4.4. Lehetőség: "fantasy-standot" kialakítani, esetleg más szervezetekkel, társaságokkal együtt.
4.5. Javasolt programok: előadások, gyerekprogramok, hobbit-fogadó, interaktív és kreatív foglalkozások
5. Tavaszi találkozó
5.1. A kiírt pályázatra nem érkezett válasz
5.2. Lehetőség lenne megbízni valakit a szervezéssel, Fábián Ágnes időt kért a döntéshez.
6. Pénzkezelési rendelkezések, amelyeket az Elnökség jelenlévő hat tagja egyhangúan megszavazott.
6.1. Az alapszabály szerint a Társaság éves költségvetését a közgyűlés fogadja el. A Társaság alapbevételét (ami javarészt tagdíjból származik) ennek megfelelően lehet elkölteni.
6.2. Függetlenül kell kezelni a rendezvények kiadását/bevételét
6.2.1. A rendezvények költségvetését a szervezőknek kell elkészíteni, és az Elnökségnek elfogadni
6.2.2. Egy rendezvény költségvetésének tartalmaznia kell:
6.2.2.1. A várható bevételeket (belépőkből, szponzorok támogatásából és árusításból származókat)
6.2.2.2. A tervezett kiadásokat, típusonként részletezve, és megfelelő tartalékot képezve
6.2.2.3. A Magyar Tolkien Társaságából használni kívánt eszközöket, felszereléseket. (ezt a kiadások között kell feltüntetni, és ami elfogyott, a szervezőknek pótolnia kell, mint pl. festékek, textilanyagok, papír stb.)
6.2.3. A szervezők nem térhetnek el az előre elkészített, és az elnökség által elfogadott költségvetés-tervezettől. Amennyiben az eltérés mégis szükségessé válik, a költségvetést módosítani kell, és újra jóváhagyatni az elnökséggel.
6.2.4. A rendezvény lezárása után a szervezőknek pénzügyi elszámolást kell készíteniük, amelyben a kiadások és bevételek a tervezetben leadottakkal összehasonlítva szerepelnek.
6.2.5. A rendezvények nyereségének felhasználásra a szervezők javaslatot tehetnek, de az alapértelmezetten a Társaság Általános bevételeit gyarapítja.
Ha a rendezvény veszteséges, és a hiány a tervezett bevételek elmaradásából származik, a Magyar Tolkien Társaság fedezetet biztosít a kieső bevétel pótlására.
Veszteség nem származhat a tervezett kiadásoktól való eltérésből, mivel a tervezett költségvetés kiadási tételeitől való eltérés nem megengedett, ezeket a számlákat a Társaság nem fogadja el, a költségek ez esetben a szervezőket terhelik.
6.2.6. Rendezvényi költségvetés tervezésénél a következő szempontokat kell figyelembe venni:
6.2.6.1. Ha egy rendezvény eszközöket vagy alapanyagokat használ fel a Társaság raktárából, akkor a költségvetésben hasonló értékben kell gondoskodni a raktárkészlet gyarapításáról.
6.2.6.2. 100 000 Ft-ot meghaladó költségvetésű rendezvény esetén elvárás, hogy a költségvetés minimum 5% mértékben fedezze a Magyar Tolkien Társaság tartós eszközkészletének bővülését (jelmezek, könyvek stb.)
6.3. Pénzkezelés
6.3.1. A Magyar Tolkien Társaság gazdálkodásában általános működési költségekre csak a pénzügyi vezető felügyeletével költhető pénz.
6.3.2. A rendezvények szervezői az elfogadott költségvetés kiadási keretösszegeit tételenként betartva, önállóan gazdálkodik a pénzzel.
6.3.3. A Magyar Tolkien Társaság pénzeszközeit vagy utólagos elszámolással, vagy fizetési előleg kiadásával lehet felhasználni.
6.3.4. Készpénzfizetési előleget a gazdasági vezető adhat, a költségvetésben meghatározott tételeknek megfelelően, pontosan meghatározott elszámolási határidővel, amely nem lehet több, mint három hónap.
6.3.5. Egy személy nem kaphat újabb készpénzfizetési előleget, amíg az előzővel el nem számolt.
6.4. Nyilvántartás
6.4.1. A Társaság gazdasági vezetője gondoskodik a teljes pénzforgalom törvényeknek megfelelő nyilvántartásáról.
6.4.2. Minden kiadást és bevételt szigorúan a költségvetés tételeinek megfelelően kell nyilvántartani.
6.4.3. A szervezet általános működésének költségeit és az egyes rendezvények költségvetési tételeit külön-külön kell nyilvántartani.
6.4.4. Minden rendezvény lezárása után a hivatalos könyvelés adatainak felhasználásával kell a költségvetési tételeknek megfelelő beszámolót készíteni a rendezvény lezárását követő 60 napon belül.
6.4.5. A gazdasági vezetőnek minden hónap 15-éig pénzügyi jelentést kell adnia, mely tartalma:
6.4.5.1. A számlák pillanatnyi egyenlege,
6.4.5.2. az előleg-elszámoláson kint lévő pénzösszegek,
6.4.5.3. a nyilvántartott tagdíjhátralékok összege
6.4.5.4. az adott pénzügyi év kezdetétől az adott hónapig az általános működéssel kapcsolatos kiadások és bevételek végösszege, és ezek részletei
6.4.5.5. rendezvényenként összesítve a rendezvényi költségvetések.
6.5. Utalványozás
6.5.1. A Magyar Tolkien Társaság pénzgazdálkodásában az általános utalványozási jogkört a Társaság Elnöke gyakorolja, általános működési költségek fedezésére pénzkifizetés az ő engedélye nélkül nem történhet.
6.5.2. Az egyes rendezvények esetén az elfogadott költségvetés tételeinek megfelelően az utalványozási jogkört a rendezvény főszervezője gyakorolja.
6.6. Kézi kassza kezelése
6.6.1. ERRŐL NEM MONDTUNK SEMMI KONKÉRTAT!!!!
7. Az erdélyi C. S. Lewis társasággal Barna Bálint tartja a kapcsolatot.
8. A "Gothica" csoportnak a Társaság tagságot ajánlott fel, Molnár Gyula és Tóth Gergely segítik a beilleszkedésüket, és önálló közös munkájukat a társaság jelenlegi tagjaival. Ők vállalják, hogy fellépnek a Társaság rendezvényein, cserébe kölcsönkaphatják a Társaság tulajdonában álló fegyvereket. A tervek szerint részt vehetnének a Táborban, a Kapolcsi fesztiválon és a LEP-en.
9. a Raktár költöztetésének koordinálását Molnár Gyula vállalta el.
10. Az elnökség meghatározta a "LEP Afterparty" időpontját, helyét és a résztvevők személyét (a LEP szervezi)
11. A Vezetőség megszavazta a 2007-es év Mathom díját, ezúttal három személynek: Fábián Ágnesnek (gillz), Szalay Zsófiának (Laurelen) és Becze Ádámnak (Leguánember).



Kmf.








Hitelesítő

Hitelesítő







Jegyzőkönyvvezető