Készült: 2006. október 18. szerda 19:00-22:00
Helyszín: "Gandalf-rezidencia" (cím nem publikus)
Jelen voltak: Füzessy Tamás (Ankalimon), Királyházi Csaba (Gumipók), Barna Bálint (Gandalf), Szalay Zsófia (Laurelen), Becze Ádám (Leguán)
Jegyzőkönyv-vezető: Csuzdi Gerda (mogy)

Napirendi pontok:
1. Tolkien Születésnap
1.1. Királyházi Csaba nem tudja vállalni a szervezését
1.2. Helyválasztás:
1.2.1. Az Átjáró nap szervezői már nem állnak kapcsolatban a Millenáris parkkal, ezért választanunk kell helyszínt:
1.2.1.1. Maradunk a Millenáris parkban, és a jegyek bevételéből finanszírozzuk a helybérlést (mivel a Millenáris parkban a helybérlés nagyon drága, valószínűleg veszteséges lenne a rendezvény)
1.2.1.2. Az Átjáró nap szervezőivel közösen kibéreljük a Ráday klubot, ami viszont a két rendezvénynek együtt kicsi lenne
1.2.2. A Marczibányi téri szabadidőközpont is meghatároz egy adott összeget, viszont elkéri a haszon egy részét, ami szintén veszteségessé teheti a rendezvényt
1.2.3. Kereshetünk új helyszínt.
1.3. Felmerült, hogy lehetne kisebb a Születésnap, csak A Magyar Tolkien Társaság tagjai számára
1.4. Mivel jelenleg nincs szervezője a rendezvénynek, a vezetőség pályázatot ír ki a szervezésre, amely pályázatnak tartalmaznia kell a szervezőket, valamint az eszközöket, és hogy mekkora méretű lenne a rendezvényt. A pályázat időtartama folyamatos, ami azt jelenti, hogy a pályázat leadása és pozitív elbírálása határozza majd meg a rendezvény méretét és programját.
1.5. A vezetőség egyhangú szavazással felhatalmazta Füzessy Tamást a pályázatok elbírálására.


2. Lassi
2.1. A kiadvány szerkesztése rendben van, és az elnökség úgy határozott, hogy az őszi közgyűlésen kivételesen egy összevont szám jelenik meg, amelynek tördelésével Csávás Viktóriát bízza meg a Társaság, a nyomtatással Királyházi Csabát.
2.2. A következő szám a Tavaszi közgyűlésre jelenik meg, és a lapzártát az elnökség egyhangúan Április elsejében határozta meg.
2.3. Az őszi számok lapzártája ezentúl október elseje lesz (egyhangú szavazással), és mérettől függetlenül fog folyamatosan megjelenni.


3. Tolkien.hu - val kapcsolatos határozatok
3.1. A lap szerkesztői posztjára kiírt pályázat eredménytelen volt, nem érkezett be konkrét pályázat, viszont a fórumon Benei Fédra, Nordehel és Molnár Gyula jelezték, hogy ha más nem vállalja, akkor elvégzik a munkát. Az elnökség egyhangúan kinevezte Molnár Gyulát a Tolkien.hu szerkesztőjének, amely kinevezés visszavonásig érvényes.
3.2. A Tolkien.hu bejegyzése folyamatban van
3.3. A tárhelyet illetően változásra van szükség
3.3.1. A jelenlegi szolgáltató (OnlineWeb) bár ingyenesen biztosítja a tárhelyet, a szolgáltatás minősége nem kielégítő, ezért a szolgáltató kap egy utolsó lehetőséget, hogy a hibákat kijavítsa. Szolgáltatási szerződés kötésével a probléma orvosolható lenne, amely megkötése után lehet, hogy elveszítenénk az ingyenességet, de nem kellene elköltöztetni a szervert.
3.3.2. A Webs.hu-tól kapott ajánlatban felajánlják az ingyenes tárhelyet, cserébe a forgalmunk nem lehet megterhelő a számukra (tehát felállítanak egy 30GB-os korlátot). Ha nem szeretnénk letölteni a próbaidőt, a bérlés kb. 250 000Ft-os kiadást jelentene évente, viszont cserébe kapnánk 100db e-mail címet, egyenként 100MB-os tárhellyel
3.3.3. A harmadik lehetőség az Ultranet Bt ajánlatának elfogadása, ahol 20GB-os tárhely 20 000Ft+ÁFÁ, 30Gb-os pedig 30 000Ft+Áfa évente. (kis cégről lévén szó, elég bizonytalan megoldás lenne)
3.3.4. Az elnökség egyhangúan megszavazta, hogy amennyiben az OnlineWebnél nem történik javulás, a Webs.hu-val szerződünk, ha van rá lehetőség.
3.4. A Tolkien.hu új arculatának megtervezésére pályázatot írt ki az elnökség, a pályázati feltételek a honlapon olvashatóak, a pályázat határideje egy hónappal a kiírás után lesz.


4. Közgyűlés előkészítése
4.1. A közgyűlési meghívó szokásosan tartalmazza magát a meghívót, a féléves hírlevelet, és a tagdíjértesítést. Akinek nincs tartozása június 30-ági, az szavazhat a közgyűlésen.
4.2. Javasolt napirendi pontok:
4.2.1. Alapszabály módosítása
4.2.1.1. Célok pontosítása
4.2.1.2. Tagreform bevezetése (három féle tagsági forma: teljes tag, pártoló tag, támogató tag)
4.2.1.3. A szerveződési struktúrán belül új csoportok alakulnak ki
4.2.1.4. A gazdálkodás és a kedvezmények szabályozása
4.2.2. Egyebek


5. Bécsi találkozó
5.1. 3 igen szavazat és egy tartózkodás mellett az elnökség hivatalos útnak minősítette az utazást, vagyis az utazás költségeit a Társaság finanszírozza.


6. Tábori pályázat
6.1. Az első forduló véget ért, amint a pályázók megkapják a pályázat bíráló bizottságának értékelését és észrevételeik listáját, egy hetük van a módosítások elvégzésére.
6.2. A táborszervezői pályázat végső eredményhirdetése november 5.



7. Tudományos konferencia
7.1. A felelősei továbbra is Krieger Tamás és Iván
7.2. Továbbra sincs meghatározva a helyszín, a vezetőség nyilvánosan megkér majd minden tagot, hogy az általuk ismert oktatási intézményekben érdeklődjenek, hogy van e lehetőség ott megrendezni a konferenciát


8. Egyebek
8.1. A Téli tábor szervezésére a pályázat határideje a kiírástól számított két hét lesz


Az elnökség a következő ülésének időpontját november elejében határozta meg.