Általános tudnivalók:

Az MTT elnökségének döntése alapján ebben az évben a táborszervezői pályázatokat két ütemben pályáztatjuk. Az első körben csak tábori koncepciókat várunk, a második körben pedig az elfogadott tábori koncepciók valamelyikének megvalósítására keresünk szervezőket.

A dolognak az az értelme, hogy azoknak is legyen lehetősége koncepciót kidolgozni, akik remek elméleti emberek, de nem biztos, hogy össze tudnak szedni egy ütőképes szervezőgárdát (vagy most nem akarnak szervezést vállalni), illetve hogy olyanoknak is legyen esélye, akik elég tapasztalattal rendelkezve össze tudnak állni egy profi szervezőcsapattá, de nem biztos, hogy most egy versenyképes koncepcióval tudnak előrukkolni.

Természetesen nincs semmi akadálya annak, hogy egy csoport a hagyományos módon, mint egy meghatározott koncepció megvalósítására összeállt szervezőcsapat pályázzon. Nem kell mást tennie, mint először benyújtani egy koncepciót, majd annak sikeres elbírálása után, a saját koncepciójához pályázni szervezőként.


I. A KONCEPCIÓ:

A Magyar Tolkien Társaság pályázatot hirdet a 2008. évi Nagy Nyári Tolkien Tábor koncepciójának kidolgozására. A tábor koncepcióját tartalmazó leírást az info@tolkien.hu címre várjuk 2007.november 19. délig.

A pályázati határidő meghosszabbítható, ha nem érkezik kellő számú, megfelelő színvonalú pályázat.

TÁBOR ÁLTALÁNOS KERETEI:
Időtartamának legalább 7, maximum 12 naposnak kell lennie.
A koncepciók kidolgozásakor figyelembe kell venni, hogy az MTT céljaival összhangban a tolkieni hagyományokra építő kreatív közösségi tábort szeretnénk megvalósítani. A tábor célja, hogy a tolkieni mitológia iránt érdeklődők minél több ismeretet szerezzenek Középföldéről, és miközben jól érzik magukat, átérezzék, magukévá tegyék a Tolkien műveket átható, a természet értékeit, az alkotó munkát, az emberi kapcsolatokat középpontba állító életfelfogást.

A tábori koncepciónak tartalmaznia kell a következők olyan részletezettségű leírását, amelyből a bírálók megítélhetik a koncepció megfelelőségét, és amely alapján a tényleges szervezők megszervezhetik a tevékenységeket:
- A tábor főbb jellemzőinek, célkitűzéseinek leírása. Az eddigi táborokhoz képest az eltérések, újítások, vagy valamelyik korábbi táborban már előfordult motívum feldolgozásának összegyűjtése.
- A tábor célközönségének meghatározása, a különböző érdeklődési köröknek szóló programok összehangolásának terve.
- a tolkieni mitológiában való elmélyülést szolgáló közösségi, kreatív és ismeretterjesztő programok részletes leírása (programok felsorolása, a kötött programok mértéke, a különböző programtípusok arányai, a kiscsoportos és más közösségi formákban végzett tevékenységek arányai, részletes napirend)
- a tábori tevékenységeket egységbe foglaló, tolkieni hagyományokra épülő erős keretjáték (a keretjáték jellege, a kerettörténet leírása: az alapszituáció és a főbb csomópontok/konfliktusok ismertetése, a keretjátékban való részvételt erősítő motivációs elemek)
- A tábor közösségi szervezetének koncepciója: milyen kisközösségi formákban (családok, csoportok, rendek, stb…) fognak a résztvevők tevékenykedni, milyen típusú tevékenységeket végeznek ezek a csoportok, és milyen vezetőre (vezetőkre) van szükség a megfelelő közösségépítés megteremtéséhez.

Kérjük, hogy amennyiben a koncepcióban olyan részek is leírásra kerülnek, amelyeket a keretjáték sikere érdekében nem szabad előre nyilvánosságra hozni, azt külön jelöljék a pályázatban. Az MTT elnöksége e részletek tekintetében titoktartási kötelezettséget vállal, ezeket nem hozza nyilvánosságra, és csak a nyertes szervező csapat számára teszi hozzáférhetővé.

A koncepciót kidolgozó pályázók minden megkötés nélkül maguk is pályázhatnak a táborszervezői pályázaton. (Tetszőleges szerepkörben, és akár más koncepció megvalósítására is vállalkozhatnak majd.)

A koncepciót kidolgozó pályázóknak akkor is együtt kell működniük a kivitelezést végző szervezőcsapattal, ha abba a szervezői pályázatba ők nem nevesített szervezők. Tevékenységükhöz tartozik minden segítség megadása, ami a szervezőktől a koncepcionális kérdésekben érkezik, illetve annak ellenőrzése, hogy a szervezők valóban a koncepciónak megfelelően állítják-e össze a tábor kereteit.

PÁLYÁZAT ELBÍRÁLÁSA:

A pályázaton beérkezett koncepciókból az MTT elnöksége választ ki legalább egy maximum három olyan koncepciót 2007. november 19-ig, amellyel a legjobban elérhetőnek látja az elvárt közösségi-kreatív keretben a tolkieni ismeretterjesztésre vonatkozó célokat. A táborszervezői pályázaton induló szervező csapatoknak e koncepciók valamelyikének megvalósítására kell majd pályázniuk.


II. A SZERVEZŐI CSAPAT:

A Magyar Tolkien Társaság pályázatot hirdet a 2008. évi Nagy Nyári Tolkien Tábor fő szervezőinek kiválasztására. A tábor szervezésére vonatkozó koncepciót, és a szervezői csapat tagjainak bemutatását tartalmazó leírást az info@tolkien.hu címre várjuk 2006. november 26. éjfélig.

A pályázati határidő meghosszabbítható, ha nem érkezik kellő számú, megfelelő színvonalú pályázat.

TÁBOR ÁLTALÁNOS KERETEI:

A tábort 2008. július 1. és július 20. között kell lebonyolítani, legalább 7, maximum 12 napos időtartamban, 90-150 fő részére. A tábort az MTT eddigi Nagy Nyári Táboraihoz hasonlóan 100%-ban a résztvevők befizetéseiből kell finanszírozni, úgy, hogy a tábori költségvetésből az MTT általános működési költségeire is kell biztosítani legalább 500 ezer Ft-ot, és az MTT tagok és a szervezők számára biztosítani kell az Alapszabályban meghatározott mértékű kedvezményeket.

A kijelölt főszervezőnek és a 3-5 fős táborvezetői csoportnak (táborvezetők) kell:
- előkészíteni a tábor logisztikai alapfeltételeit (szállás, étkezés, utazás, beszerzés),
- kidolgoznia és az MTT elnökség elé terjeszteni a tábor költségvetését,
- megszervezni a jelentkezéseket, a befizetéseket, a táborozók utaztatását,
- rendezni a tábor pénzügyeit,
- gondoskodni a tábori programok lebonyolításához szükséges feltételekről, előkészítő tevékenységekről
- gondoskodni a tábori tevékenységeket egységbe foglaló, tolkieni hagyományokra épülő erős keretjáték megvalósításáról
- kiválasztani, felkészíteni, képezni és a tábor helyszínén irányítani a táborszervezőket,
- biztosítani a tábor zavartalanságának további feltételeit.
- gondoskodni a tábor utáni tevékenységekről (tábori találkozó, tábori DVD, szervezői és résztvevői táborértékelés megszervezése)

A táborszervező csapatok csak az MTT elnöksége által korábban elfogadott tábori koncepciók valamelyikét megvalósító táborra pályázhatnak. Az elfogadott tábori koncepciótól eltérni nem lehet, de annak kiegészítése, részletezése megengedett. A tábor szervezőinek bizonyos mértékben együtt kell működniük a tábori koncepció kidolgozóival, de őket nem feltétlenül kell ténylegesen bevonni a szervezőcsapat tagjai közé (elegendő elehet konzultációkat folytatni velük).

Túljelentkezés esetén biztosítani kell, hogy első körben az MTT regisztrált, tagdíjhátralékkal nem rendelkező tagjai, második körben a tolkien.hu fórumának regisztrált résztvevői előnyt élvezzenek.

A jelentkező szervezői csapat összetételére vonatkozóan a következő kikötéseknek kell megfelelni:
- A szervezői csapat minimálisan 4 maximálisan 6 főből állhat.
- A tábor egyszemélyi főszervezője csak olyan személy lehet, aki korábban bármilyen MTT rendezvény egyszemélyi főszervezője volt, vagy valamelyik MTT-s nagyrendezvény (nagytábor, LEP, Művészetek Völgye Fesztivál) szervezésében vezető szervezőként vett részt. Főszervező lehet még olyan személy is, aki az MTT-n kívül volt egyszemélyi vezetője a nagytáborhoz hasonló méretű (költségvetés, létszám, időtartam) rendezvény szervezésének.
- A táborvezetői csapat tagjai között a profi kivitelezés érdekében kell lenni minél több, de legalább egy olyan személynek, aki korábbi MTT táborokban főszervező volt.
- Az új emberek aktivizálása érdekében a táborvezetői csapat tagjai között kell lenni minél több, de legalább egy olyan személynek, aki korábbi MTT nagyrendezvény (nagytábor, LEP, Művészetek Völgye Fesztivál) szervezői között sem vett részt.

A pályázatban a szervezői csapat minden egyes tagjáról le kell írni, hogy milyen feladatkört fog ellátni a szervezőmunka során. A következő feladatköröket kell szétosztani a szervezők között:
- logisztikai elő és utómunkák, azon belül belül: szállás, étkezés, utazás lefoglalása, oda és vissza szállítás megszervezése, beszerzés lebonyolítása
- Helyszíni logisztikai feladatok: raktárkezelés, helyszíni beszerzések, kapcsolattartás az üzemetetőkkel
- Pénzügyi tervezés, pénzkezelés és elszámolás az MTT felé
- programszervezés, lebonyolítás – a különböző közösségi, kreatív és ismeretterjesztő programok vezetőinek koordinálása, a szükséges feltételek megteremtése
- keretjáték előkészítés és működtetés
- közösségek/csoportok tevékenységeinek és vezetőinek koordinálása, a csoportbeosztások kialakítása
- táborszervezők előzetes képzésének vezetése
- tábor utáni tevékenységek (tábori találkozó, tábori DVD, szervezői és résztvevői táborértékelés megszervezése)
- a belső (táborszervezők közötti) kommunikáció koordinálása (levelezés, fórum, személyes megbeszélések szervezése)
- külső kommunikáció (tábor meghirdetése, a jelentkezések feldolgozása, kiértesítések, nyilvános fórumok működtetése)

PÁLYÁZAT ELBÍRÁLÁSA:

A pályázó szervezői csapatokból az MTT elnöksége választja ki azt, amelyik várhatóan a legprofesszionálisabban képes megvalósítani az elvárt közösségi-kreatív keretben a tolkieni ismeretterjesztésre vonatkozó célokat.
Amennyiben ez szükséges, az elnökség december első hetére személyes meghallgatást fog kérni, melyen a teljes szervezőgárda megjelenésére számítunk.
A pályázat elbírálásának szempontjai:
- Az egyszemélyi főszervező mennyire képes a teljes előkészítő és lebonyolító tevékenység összefogására, koordinálására, a szükséges döntések meghozatalára
- Megfelelő, kidolgozott munkamegosztás van a szervezői csapat tagjai között (Minden fontos tevékenység keretei pontosan meg vannak határozva, és van kijelölt felelőse a táborvezetőségben)
- A szervezői csapat összetételében milyen mértékben vannak tapasztalt és kezdő szervezők (a maximális értéket azok az összeállítások jelenthetik, ahol nagyjából azonos arányban vannak ígéretes kezdő, és nagytapasztalatú öreg profi szervezők)
- Előnyt jelent a pályázat elbírálásánál, ha a pályázó szervező csapat valamelyik más MTT rendezvény (LEP, Tudományos Konferencia, tavaszi találkozó, kapolcsi Középfölde Fesztivál) szervezésére vállalkozik, ha nem az ő táborszervezői pályázata kerül elfogadásra

PÁLYÁZATNAK TARTALMAZNIA KELL:

PÁLYÁZÓK:
A főszervező és a többi táborvezető felsorolását, valamint tábor vagy egyéb programok szervezésében szerzet tapasztalataikat. Annak meghatározása, hogy melyik szervező pontosan milyen feladatköröket fog betölteni. Az egyes feladatkörökhöz kapcsolódó tevékenységeket kérjük részletesen kifejteni

ÁLTALÁNOS KONCEPCIÓ:
Annak a koncepciónak a megjelölése, amely alapján a táborszervezés történni fog. Kiegészítések az alap tábori koncepcióhoz.

ISMERTETŐ:
Időtartam:
A tábor pontos kezdete és időtartama.

Helyszín:
A tábor tervezett helyszíne (esetleg több lehetőség), és kiválasztásának főbb szempontjai.

Étkezés:
A napi háromszori étkezés biztosításának módja, a meleg ételek száma naponta. A konyhai munkával, és az anyagbeszerzés irányításával, gyakorlattal rendelkező személy lesz megbízva, vagy önellátóan, a táborozók segítségét is igénybe véve, esetleg teljes ellátással kerül megoldásra az étkeztetés?

Költségek:
A tábor tervezett részvételi díja, a tervezett költségek főbb összetevőinek arányai.

Táborszervezők:
Figyelembe véve a tábor közösségépítő erejét, különösen fontosnak tartjuk az irányítást végző személyek felkészítését, képzését.
- Amennyiben lesznek csapatok, a csapatvezetők: feladatainak, és a kiválasztásuknál figyelembe vett szempontoknak a meghatározása.
- Amennyiben lesznek a keretjáték levezetésével vagy a csapatvezetők munkájának segítésével megbízott személyek, azok feladatainak, és a kiválasztásuknál figyelembe vett szempontoknak a meghatározása.
- Táborszervezők elhelyezkedése a tábori struktúrában, és szerepük, valamint helyük a keretjátékban.
- Táborszervezők képzésének terve.

Tervezett házirend, pl.: Alkoholtilalom: A tábor területén alkoholt fogyasztani, vagy ittas állapotban tartózkodni tilos.

Tábor utáni tevékenység leírása (tábori találkozó, tábori DVD, szervezői és résztvevői táborértékelés megszervezése)

ÜTEMTERV:
A pályázat lehetőség szerint tartalmazza a tábor előkészületeinek ütemezését, pl.:
- Ha több javaslat is van a táborhelyre, szavazás kiírása, szavazás lezárása
- Táborszervezők véglegesítése
- Tábori jelentkezés kezdete (jelentkezési lap közzététele)
- Jelentkezési határidő
- Táborozók értesítése a jelentkezés elfogadásáról (elektronikusan + postára adás)
- Részletek befizetésének határideje
- Csapatlisták közzététele, csapat topicok indítása


FIGYELEM!
Egy személy több szervezői csapatban is pályázhat, akár különböző szerepkörökben!