Javasolt időpont:
2010. június 19-20. (szombatról vasárnapra virradólag), vagy jún. 18-19. (péntekről szombatra virradólag, hogy ne ütközzék a Múzeumok Éjszakájával)

Jó ötlettel a rendezvény június 26-i Civilek Éjszakája részvételünkkel is összeköthető, de mindenképpen legyen "belsős", magunkat ünneplő része is. (A Civilek Éjszakájáról az ápr. 7-i elnökségi ülés után tudunk bővebben írni.)

Javasolt helyszín:
Budapest, szabadtér.

További elvárás: az MTT 8. születésnapját méltón megünneplő program (pl. tortaevés, nosztalgia képvetítés, emlékek felelevenítése, honnan jöttünk - hol tartunk - hová megyünk stb.)

A pályázat alapján kijelölt szervezői csoportnak kell:

- előkészíteni a rendezvény logisztikai alapfeltételeit,
- kidolgoznia és az MTT elnökség elé terjeszteni a költségvetést,
- megszervezni a jelentkezéseket, a befizetéseket, rendezni a pénzügyeket,
- előkészíteni és lebonyolítani a programokat,
- megszervezni az étel- és italfogyasztást,
- biztosítani a rendezvény zavartalanságának további feltételeit.

A pályázatnak tartalmaznia kell:

- A pályázó csapat tagjainak nevét, eddigi szervezési tapasztalataikat
- A pályázó szervezők feladatköreit (pl. logisztikus, programfelelős, stb. és hogy ezek mit takarnak ezen a rendezvényen)
- A rendezvény helyszínét, időtartamát
- A rendezvény főbb jellemzőinek, célkitűzéseinek leírását: az eddigi MTT Születésnapokhoz képest az eltérések, újítások, valamint hogy mely sikeresnek ítélt jellemzőket, programpontokat viszik tovább
- A rendezvény programjára vonatkozó részletes koncepciót
- A rendezvény részvételi díjainak és főbb költségeinek vázlatos ismertetését (ez nem részletes költségvetés még!)
- A rendezvény előkészületeinek és lebonyolításának határidőkkel megszabott ütemtervét

Feltételek:

- A szervezői csapatban kell legyen legalább egy olyan tapasztalt szervező, aki többnapos rendezvény / egynapos nagyrendezvény (Farsang, Tolkien Születésnap) főszervezői csapatának tagja, vagy egynapos kisrendezvény (MTT Születésnap, Halloween, TLV döntő) egyszemélyi főszervezője volt.
- Előnyt élvez az a pályázat, amelyben a fenti pozíciókat még be nem töltő "új" szervezők is részt vállalnak.
- Újdonságként javasoljuk, hogy az új szervezők bevonása érdekében lehet kettős, ún. "valós" és "árnyék" szervezői gárdával pályázni. A javaslat szerint ebben az előbbiek végzik a valódi szervezési feladatokat, de mindegyiküknek van egy tapasztalt szervező párja (ők az "árnyék" csapat), akikkel folyamatosan konzultálhatnak, de akik tényleges munkát most nem végeznek.

Az elnökség vállalja, hogy a szervezőknek folyamatos támogatást biztosít, tanácsot ad. Kérdésekkel a vezetoseg 'kukac' tolkien.hu-ra vagy személyesen hozzám (kincso 'kukac' tolkien.hu) fordulhattok, mivel én vagyok a rendezvény elnökségi felügyelője. : )