A találkozót 2011 őszén kell lebonyolítani, kb. 60–100 fő részére. Az időpontra az MTT tervezett rendezvénynaptára ismeretében az elnökség az október 28–31 időszak egy részét vagy egészét irányozza elő.
A találkozót az MTT eddigi rendezvényeihez hasonlóan 100%-ban a résztvevők befizetéseiből kell finanszírozni, úgy, hogy a költségvetésből az MTT általános működési költségeire is kell biztosítani legalább 10%-ot a kiadások alapján számítva, és az MTT tagok és a szervezők számára biztosítani kell az Alapszabályban meghatározott mértékű kedvezményeket.
A találkozót az utóbbi évek hagyománya szerint nemzetközi találkozóként kell előkészíteni, amelyre a külföldi társszervezeteket is meg kell hívni. A találkozón ennek megfelelően a külföldi résztvevők igényeinek kielégítésére is fel kell készülni.
Feladatok
A kijelölt főszervezőnek és a szervezői csoportnak kell majd gondoskodni:
- a rendezvény logisztikai alapfeltételeinek előkészítéséről,
- a költségvetés kidolgozásáról és az elnökség elé terjesztéséről,
- a jelentkezések, a befizetések, utaztatás megszervezéséről,
- a pénzügyek rendezéséről,
- a programok lebonyolításához szükséges feltételekről, előkészítő tevékenységekről,
- a kreatív, alkotói tevékenységek előkészítéséről, lebonyolításáról, és ezek levezetőiről,
- közösségépítő tevékenységek, programok és levezetőik biztosításáról,
- a külföldi résztvevők megfelelő érkeztetéséről, szállásáról és a fordítás, tolmácsolás, esetleg külön program biztosításáról,
- a raktár és a rendezvény helyszíne közötti szállítás zökkenőmentes lebonyolításáról
- a rendezvény utáni szükséges teendők megfelelő elvégzéséről,
- egyéb, a rendezvénnyel kapcsolatban szükségesként felmerülő feladatok ellátásáról, illetve a szállás, ellátás megszervezéséről.
Általános keretek
A rendezvényhez olyan helyszínt kell találni, amely hangulatos, és közösségi élményt erősítő környezetben van. A találkozón a résztvevők számára megfelelő programot kell biztosítani. Az elnökség előnyben részesíti az utóbbi években hagyományossá vált, kreatív és művészeti jellegű rendezvényre vonatkozó terveket
A szervező csapattal szembeni elvárások
- A találkozó egyszemélyi, felelős főszervezője csak olyan személy lehet, aki már korábban bármilyen MTT nagyrendezvény szervezői csapatában főszervezőként tevőlegesen részt vett, valamint garantálni tudja, hogy végig ellátja a főszervezői feladatokat;
vagy
a szervezői csapatban (az egyszemélyi felelős főszervezőn kívül) legalább két olyan főszervezőnek kell aktívan szerepet vállalnia, akik korábban az MTT legalább egy, más nagyrendez-vényén főszervezők voltak, és garantálni tudják, hogy végig ellátják a főszervezői feladatokat. - Az új közreműködők aktivizálása érdekében a szervezői csapat tagjai között kell legyen legalább egy olyan személy, aki korábbi MTT-s rendezvényeken még sohasem volt semmilyen szervezői posztban. (A helyszíni segítőket ebből a szempontból nem szervezőnek tekintjük.)
- A szervezői csapat tagjai a pályázatuk esetleges elfogadása után már semmiképpen nem léphetnek vissza, nem mondhatják le vállalt feladataikat semmilyen indokkal!
Tartalmi követelmények
Pályázókkal kapcsolatban
A pályázatnak tartalmaznia kell a főszervező(k) és a többi szervező felsorolását, valamint MTT-s vagy egyéb, kapcsolódó programok szervezésében szerzett tapasztalataikat. A pályázatban a szervezői csapat minden egyes tagjáról le kell írni, hogy milyen feladatkört fog ellátni a szervezőmunka során.
Koncepció ismertetése
A meghatározott általános kereteken belül hogyan képzelik el a rendezvényt, milyen saját elképzeléseket, ötleteket kívánnak megvalósítani.Programok
A rendezvény összes programja és a hozzájuk tervezett helyszínek ismertetése. A külföldi résztvevők közreműködésének megvalósítása, esetleges külön programok ismertetése.Helyszín
A találkozó tervezett helyszíne (esetleg több lehetőség), és kiválasztásának főbb szempontjai.Logisztika
Leutazás, raktár szállítása, étkezés és szállás módja (pl. büfé lesz-e), pontos időtartam, stb.Költségek
A tervezett részvételi díj, a tervezett költségek főbb összetevőinek arányai. (Nem részletes költségvetési tervet kérünk! A részletes költségvetést 60 és 100 résztvevőt számítva külön el kell majd készíteni.)Ütemterv
A találkozó előkészületeinek és lebonyolításának határidőkkel megszabott ütemterve.A beküldés módja
A pályázatokat szeretettel várjuk az info - kukac - tolkien - pont - hu-e-mail címre.Határidők
Szeptember 4. éjfélig: a pályázat leadási határideje
Szeptember 9. éjfélig: Az esetleges hiánypótlások legutolsó határideje.
A Magyar Tolkien Társaság elnöksége nevében:
Kostyál Zsigmond (Sötét Úr)
elnökségi felelős
