A rendezvény általános keretei
A találkozót 2012 őszén kell lebonyolítani, kb. 60–100 fő részére. Az időpontra az MTT tervezett rendezvénynaptára ismeretében az elnökség az október 20–23. időszak egy részét vagy egészét javasolja. A rendezvény időpontját úgy kell megválasztani, hogy az a dolgozó és tanuló résztvevők számára a lehető legkevesebb időkiesést okozza.A találkozót az MTT eddigi rendezvényeihez hasonlóan 100%-ban a résztvevők befizetéseiből kell finanszírozni, úgy, hogy a költségvetésből az MTT általános működési költségeire is kell biztosítani legalább 10%-ot a kiadások alapján számítva, és az MTT tagok és a szervezők számára biztosítani kell az Alapszabályban meghatározott mértékű kedvezményeket.
Az elnökség nem javasolja, hogy a rendezvény nemzetközi jellegű legyen.
A rendezvényhez olyan helyszínt kell találni, amely hangulatos, és közösségi élményt erősítő környezetben van.
A rendezvény programját úgy kell kialakítani, hogy az illeszkedjen a Magyar Tolkien Társaság 2012-re tervezett őszi eseményeihez, és azokkal együtt méltó és hatékony előkészítője legyen a 2013 januárjára szervezett Rég Várt Ünnepélynek (LEP-nek).
Az őszi találkozót ennek megfelelően a kreativitásra kell alapozni, és a programokat olyan formában kell megszervezni, hogy azok, amennyiben jellegük engedi, a LEP-en, jellemzően külsős közönség előtt is bemutatható, előadható eredményt nyújtsanak.
Az elnökség örömmel üdvözli, ha az őszi találkozón olyan munkacsoportokat sikerül kialakítani, amelyek a találkozó után is együtt tudnak dolgozni a LEP céljainak megvalósításában.
Feladatok
A kijelölt főszervezőnek és a szervezői csoportnak kell majd gondoskodni:- a rendezvény logisztikai alapfeltételeinek előkészítéséről,
- a költségvetés kidolgozásáról és az elnökség elé terjesztéséről,
- a jelentkezések, a befizetések, utaztatás megszervezéséről,
- a pénzügyek rendezéséről,
- a programok lebonyolításához szükséges feltételekről, előkészítő tevékenységekről,
- a kreatív, alkotói tevékenységek előkészítéséről, lebonyolításáról, és ezek levezetőiről,
- közösségépítő tevékenységek, programok és levezetőik biztosításáról
- a raktár és a rendezvény helyszíne közötti szállítás zökkenőmentes lebonyolításáról
- a rendezvény utáni szükséges teendők megfelelő elvégzéséről,
- egyéb, a rendezvénnyel kapcsolatban szükségesként felmerülő feladatok ellátásáról, illetve a szállás, ellátás megszervezéséről.
Követelmények
A szervező csapattal szembeni elvárások
Az Általános keretek résznek megfelelően az őszi találkozó szervezőinek készeknek kell lenniük a LEP szervezőivel való közös munkára és együttműködésre.Felelős vezető és főszervezők
A találkozó egyszemélyi, felelős vezetője vagy olyan személy lehet, aki már korábban bármilyen MTT nagyrendezvény szervezői csapatában főszervezőként vagy felelős szervezőként tevőlegesen részt vett, valamint garantálni tudja, hogy végig ellátja a vezetői feladatokat; vagy ha ennek az elvárásnak nem felel meg, akkor a szervezői csapatban (az egyszemélyi felelős vezetőn kívül) legalább két olyan főszervezőnek kell aktívan szerepet vállalnia, akik korábban az MTT legalább egy, más nagyrendezvényén főszervezők vagy felelős szervezők voltak, és garantálni tudják, hogy végig ellátják a főszervezői feladatokat.Szervezők
Javasoljuk, hogy az új közreműködők aktivizálása érdekében a szervezői csapat tagjai között legyen legalább egy olyan személy, aki korábbi MTT-s rendezvényeken még sohasem volt semmilyen szervezői posztban. (A helyszíni segítőket ebből a szempontból nem szervezőnek tekintjük.)A szervezői csapat tagjai a pályázatuk esetleges elfogadása után már semmiképpen nem léphetnek vissza, nem mondhatják le vállalt feladataikat semmilyen indokkal!
Az elnökség fenntartja a jogot, hogy a szervezői csapat összetételét véleményezze, arra javaslatot tegyen, vagy kikötésekkel, hiánypótlási igénnyel éljen.
Tartalmi követelmények
- Pályázók
A pályázatnak tartalmaznia kell a felelős vezető és a főszervezők felsorolását, valamint MTT-s vagy egyéb, kapcsolódó programok szervezésében szerzett tapasztalataikat. A pályázatban a főszervezőkről le kell írni, hogy milyen feladatkört fognak ellátni a szervezőmunka során. - Koncepció ismertetése
A meghatározott általános kereteken belül hogyan képzelik el a rendezvényt, milyen saját elképzeléseket, ötleteket kívánnak megvalósítani. - Programok
A rendezvény összes programja és a hozzájuk tervezett helyszínek ismertetése. A programoktól elvárt eredmények felvázolása, azok lehetséges kapcsolata a LEP-pel. - Helyszín
A találkozó tervezett helyszíne (esetleg több lehetőség), és kiválasztásának főbb szempontjai. - Logisztika
Leutazás, raktár szállítása, étkezés és szállás módja (pl. büfé lesz-e), pontos időtartam, stb. - Költségek
A tervezett részvételi díj, a tervezett költségek főbb összetevőinek arányai. (Nem részletes költségvetési tervet kérünk! A részletes költségvetést 60 és 100 résztvevőt számítva külön el kell majd készíteni.) - Ütemterv
A találkozó előkészületeinek és lebonyolításának határidőkkel megszabott ütemterve.
A beküldés módja
A pályázatokat szeretettel várjuk az info - kukac - tolkien.hu-ra.Határidők
Augusztus 20. éjfélig: a pályázat végső leadási határidejeA Magyar Tolkien Társaság elnöksége nevében:
Kostyál Zsigmond (Sötét Úr)
elnökségi felelős
